Автоматизация командировочных услуг с использованием платформы Puzzle RPA

Задача

Бизнес-процесс оформления командировок в компании включает следующие этапы:

Запрос на командировку: Сотрудник, которому необходимо отправиться в командировку, подает соответствующий запрос своему непосредственному руководителю. Запрос, как правило, содержит информацию о цели командировки, месте и времени ее проведения, а также примерную оценку затрат.
Утверждение запроса: Руководитель рассматривает запрос и, если он соответствует бизнес-интересам компании, утверждает его. В некоторых случаях решение о командировке может принимать высшее руководство компании.
Подготовка документов: После утверждения запроса начинается подготовка всех необходимых документов. Это может включать составление командировочного удостоверения, оформление билетов, бронирование отеля и т.д. Этим занимаются соответствующие подразделения компании (отдел кадров, бухгалтерия, отдел административного обслуживания и т.п.).
Сдача отчетности: После возвращения из командировки сотрудник должен предоставить отчет о проделанной работе, а также документы, подтверждающие произведенные затраты (чеки, счета и т.п.). Бухгалтерия компании проверяет эти документы и, если все в порядке, проводит компенсацию затрат сотруднику.

Законодательство и внутренние правила компании могут вносить дополнения и изменения в этот процесс.

Реализация с использованием RPA

Робот получает детали командировки (даты, город и т. д.)
Робот создает в учетной системе приказ на командировку и командировочное задание, затем отправляет их на согласование
Основываясь на лимитах проезда и проживания, робот подбирает варианты трансфера и гостиниц, отправляет варианты на согласование
После завершения командировки, робот создаёт авансовый отчет и отправляет его на согласование, а также, добавляет документы, подтверждающих расходы

Эффект от автоматизации

Отсутствуют ошибки при оформлении документов и отчётов
Снижено время на формирование и рассылку договоров на 90%