Чат GPT для бухгалтера: максимальное использование в бухгалтерском учете

Современная бухгалтерия уже давно не ассоциируется с калькулятором и кипой бумаг. Это — динамичная совокупность данных для бизнеса, где на первый план выходят умение быстро анализировать информацию, решать финансовые вопросы и оптимизировать процессы. Поиск и внедрение лучших инструментов для оптимизации рутинных видов деятельности может отлично повлиять на результативность и эффективность бухгалтерии.

Почему бухгалтеру нельзя отставать от технического прогресса? В эпоху цифровизации отставание от технологических трендов грозит потерей эффективности, увеличением ошибок и ростом операционных затрат. Поэтому использовать актуальные инструменты (особенно нейросети) и прийти к ускорению рутинных процессов стратегически важно. Но с чего же нужно и лучше начинать процесс автоматизации?

Чат GPT для бухгалтера — мощная технология, если вы хотите автоматически классифицировать проводки. Это очень полезно для компаний, которые имеют большой объем финансовой документации и необходимость быстрого и точного анализа финансовых показателей.

На примере Puzzle GPT, модуля искусственного интеллекта на платформе Puzzle RPA, вы можете составить представление о том, как он работает. Разбираем в статье:

• какие вопросы бухгалтерии в целом решаются с помощью автоматизации,
• как синтез PRA и ChatGPT помогает бухгалтеру с решением задач в реальном времени,
• почему стоит внедрить нейросети и следить за IT-развитием в целом.

AL и RPA (искусственный интеллект, включая ChatGPT в разных вариациях, т.е. нейросети; Robotic Process Automation) перестали быть футуристичными концепциями. Эти практичные инструменты прямо сейчас меняют ландшафт профессии бухгалтера.

В 2015 передовая разработка компании OpenAL — ChatGPT, дала старт развитию интеллектуальной системы, которая помогает миллионам специалистов по всему миру, а также стала нарицательной.

Аббревиатура GPT расшифровывается как «генеративный предобученный трансформер» (англ. Generative Pre-trained Transformer). Это — тип большой языковой модели, которая обучается на огромных объемах текстовых данных для генерации человекоподобного текста и выполнения других операций, связанных с обработкой естественного языка.

Чат станет мощным ассистентом, способным мгновенно обрабатывать текстовую информацию и всё, что связано со словами. Инструмент доступен пользователям в разных версиях:

• интернет предлагает инструмент бесплатно и вариативно,
• более совершенные модификации есть в составе различных платформ.

Каждая новая версия модели становится всё более умной, прокаченной и понятливой. В их числе — Puzzle GPT на платформе Puzzle RPA, который продолжает свое развитие. Права пользования сервисом доступны сотрудникам после внедрения платформы.

Для обучения пользователей, как работать с нейросетями, существует множество платных и бесплатных курсов, полезных блогов. Разработчики встроенной модели искусственного интеллекта, в свою очередь, также создают базы знаний, в которых можно найти ответ, как правильно и эффективно взаимодействовать с системой.

Рассмотрим ключевые области применения модулей на базе искусственного интеллекта.

• Составление писем

ИИ помогает быстро формировать профессиональные запросы в банки, ФНС или контрагентам.

• Написание служебных записок

Возьмет на себя подготовку внутренней документации и пояснительных записок по требованию руководства.

• Ответы на типовые вопросы

Вы можете доверить модулю генерацию ответов клиентам или сотрудникам на часто задаваемые вопросы: юридические, финансовые, общие и пр. Вопросы о выплатах, датах, выписках и прочего — всего, чего требует ваш процесс для оптимизации.

• Объяснение законодательства

ИИ даст краткие и понятные разъяснения для пользователей по сложным нормам. К примеру, «как учесть расходы по договору лизинга?»

• Сравнение вариантов учета

Чат проанализирует различные способы учета операции и их последствий для налогообложения.

• Проверка текстовых пояснений

Вы сможете проанализировать пояснительные записки к балансу на предмет соответствия формальным требованиям и ясности изложения.

• Формулировка учетной политики

ИИ поможет в составлении и редактировании текстовых разделов учетной политики организации.

• Создание сценариев для тестирования

Специалист может генерировать практические кейсы и задания для обучения новых сотрудников.

• Объяснение сложных концепций

Модуль объяснит просто сложные темы: трансфертное ценообразование или международные стандарты финансовой отчетности.

Главное!

ChatGPT и другие вариации модели работают с информацией, а не с операциями. Сам по себе модуль не имеет доступа к вашей 1С и не может сделать проводку. Его сила — в обработке текста и знаний.

От общего представления перейдем к практике. Наша цель — рассмотреть и показать, как усиливаются возможности GPT с помощью RPA и AL.

Генеративный ИИ, в частности модели типа ChatGPT, занимает уникальное место, выступая не заменой, а мощным усилителем для роботизированной автоматизации процессов и машинного обучения.

RPA-боты идеально справляются с рутинными, структурированными бизнес-задачами по принципу «правило-если-то», имитируя действия человека в интерфейсах. Возможность работать с неструктурированными данными или принимать решения в непредвиденных ситуациях роботы получают благодаря модели, которая выступает в роли «мозга» автоматизации.

GPT способен дополнить функции роботов: понимать и проверить контекст, интерпретировать смысл важных бумаг, писем, сообщений и даже генерировать человекообразные ответы.

В совокупности набор технологий создает условия, где самый простой бот превращается в интеллектуального ассистента, который умеет:

• отлично обрабатывать исключения,
• умеет работать со сложными кейсами,
• может учитывать различные опции (права и возможности пользователей разного уровня, приоритет конфиденциальности и пр.

Конкретное место трансформера проявляется в создании гибридных, когнитивных автоматизаций, где программы работают синергично:

Роботы отвечают за точное выполнение действий в CRM, ERP-системах или веб-интерфейсах — нажатие кнопок, перенос данных из поля в поле;

В этой связке трансформер выполняет роль предобработчика и аналитика: он «читает» входящий e-mail клиента, извлекает суть запроса, классифицирует его, определяет эмоциональный окрас и извлекает ключевые сущности (в т.ч. номер заказа, имя клиента). Далее он передает структурированную информацию боту для дальнейших действий, либо сразу генерирует проект персонализированного ответа.

Автоматическое обучение в этой цепочке может выполнять более специализированные поручения. Как вариант — прогнозировать отток клиентов на основе сведений, которые собрал RPA и которые проанализировал чат.

Контрагент присылает счет-фактуру в виде скана плохого качества или фотографии, которую нельзя обработать стандартными средствами.

Робот забирает файл из почты или мессенджера. Специализированная модель (наподобие GPT-4V) «читает» картинку, распознает все реквизиты (ИНН, номера, суммы, НДС), структурирует их. Робот получает готовые структурированные данные и заносит их в 1С или ERP-систему.

Итог: полностью автоматизированный процесс без участия человека

Необходимо обработать и запустить оплату работы сразу нескольких подрядчиков.

Робот автоматически загружает статистику о продажах из CRM или 1С, заходит в бухсистему, заполняет шаблон счёта-фактуры готовыми данными (номер, сумма, реквизиты) и отправляет его клиенту по email. Трансформер анализирует текстовое описание расходов в первичной документации (например, в чеках или актах). Понимая смысл написанного (аренда офиса, закупка канцелярии, реклама в Google), он точно определяет и предлагает статью затрат для распределения.

Модель машинного обучения на основе исторических данных предсказывает наиболее вероятную категорию для сложных или спорных расходов, постоянно повышая точность классификации.

Результат: бухучет максимально структурирован и прозрачен

Необходимо разобрать стопку входящих бумажных актов, накладных и счетов-фактур.

Сканер оцифровывает поступающую документацию. ИИ определяет тип каждого поступления (что это: акт или счет-фактура), извлекает информацию даже с рукописными пометками. Модуль помогает алгоритму правильно интерпретировать сложные наименования товаров или услуг.

RPA сопоставляет полученные данные с базой контрагентов и заказами, заносит в систему и направляет на электронное согласование.

Итог: скорость обработки «первички» увеличивается в десятки раз

Вам важно всегда иметь на руках актуальную аналитику.

Робот собирает сырые данные из разных источников: выгружает отчеты из банк-клиентов, ERP-систем и БД, сводя их в единую таблицу. Чат анализирует неструктурированные материалы в этих отчетах — в т.ч. читает поля назначение платежа, чтобы стандартизировать и пояснить причины операций. Формулирует текстовые выводы («Основные расходы в марте пришлись на логистику»).

В это время обучение проводит углубленный анализ, выявляя скрытые аномалии, паттерны и корреляции между различными финансовыми показателями.

Эффект: аналитика отражает взаимосвязи, которые не очевидны и не всегда заметны для человека

Требуется подготовка и проверка пакета внутренних отчетов для руководства.

RPA в заданное время автоматически выгружает нужные сведения из 1С и прочих систем в Excel. Интегрированный в Excel через API модуль ИИ анализирует полученные таблицы, ищет аномалии (среди них резкий рост расходов) и готовит краткий текстовый комментарий для каждого раздела отчета: «Заметен рост затрат на логистику на 15% в связи с сезонностью».

Робот отправляет готовый отчет с комментариями по электронной почте руководству.

Выгода: руководитель получает не просто цифры, а готовый анализ с выводами, без дополнительных запросов

Необходимо отладить процесс общения с контрагентами.

RPA интегрируется с почтовым клиентом (Outlook, Gmail), автоматически извлекает из базы данных контакты получателей, тему и необходимые цифры (к примеру, сумму задолженности).

Генеративный предобученный трансформер выступает основным инструментом: генерирует персонализированный и грамотный текст письма на основе полученных данных. Например, делает напоминание о дедлайне, запросы по бумагам или ответ на частый вопрос. Может адаптировать тон коммуникации (формальный, мягкий, строгий).

ИИ дополнительно анализирует, на какие письма и в каком тоне контрагенты отвечают чаще и успешнее, и дает рекомендации по улучшению эффективности коммуникации.

Итог: здоровая, прозрачная и быстрая коммуникация

Перед заключением договора необходимо провести быструю проверку нового контрагента.

Сотрудник вводит в корпоративный чат-бот ИНН контрагента. Его роботизированный помощник автоматически собирает открытые данные с сайтов ФНС (проверка регистрации), Арбитражного суда (наличие дел), Федресурса (дисквалифицированные лица).

Модель анализирует собранные сырые данные, структурирует их и формирует краткую сводку на естественном языке: «Компания зарегистрирована, претензий по налогам нет, в арбитражных процессах не участвует. Риски низкие».

Эффект: принятие решения ускоряется, риски сводятся к минимуму

Сократить количество рутинных процессов и перенаправить силы сотрудников.

Роботизированный помощник выступает как ключевой инструмент для этой цели. Автоматически запускает регламентные задачи: массовую рассылку, перенос данных из одной формы в другую, проверку наличия подписей в сканах.

Модуль искусственного интеллекта почти не используется для чисто рутинных действий, но может обрабатывать исключения. Если бот не может распознать поле в документе, он отправляет скриншот чату, который понимает, что это за поле, и возвращает ответ боту для продолжения работы.

В таком кейсе искусственный интеллект может оптимизировать расписание и приоритетность выполнения этих задач, прогнозируя нагрузку на систему и предлагая наиболее эффективный порядок действий.

Результат: собранны

Хочется автоматизировать работу с основным инструментом — таблицами Excel.

Роботизированные боты выполняют механическую работу: объединяют листы из разных файлов, сортируют данные, заполняют шаблонные столбцы, применяют формулы к большим массивам ячеек.

На основе инструкции на естественном языке («Создай сводную таблицу по выручке по месяцам для каждого филиала») трансформер может написать нужный VBA-код или формулы. А также объясняет смысл показателей в таблице простым языком.

Обучение обнаруживает аномалии в Excel. Например, резкий скачок расходов в одном из месяцев. Он прогнозирует значения на следующий период на основе исторических тенденций прямо в таблице.

Выгода: работать в Excel становится проще

Компании важно вовремя считать отчисления в ФНС и начислять зарплату.

Бот точно переносит данные по отработанным часам, больничным, премиям из табелей и HR-систем в расчетные ведомости. Автоматически применяет актуальные ставки.

GPT отвечает на вопросы сотрудников о начислении зарплаты в чат-боте («Почему у меня удержана такая-то сумма?»), объясняя сложные расчеты простым языком. Анализирует изменения в законодательстве на естественном языке.

ИИ прогнозирует риски налоговых доначислений при проверке, анализируя историю платежей и выявляя аномалии. Может оптимизировать нагрузку в рамках закона.

Итог: сотрудники доверяют своей бухгалтерии и знают, что могут получить ответ на любой вопрос

Пришел запрос из ФНС с требованием предоставить пояснения по сделке или расхождениям.

Робот автоматически забирает запрос из электронного сервиса ФНС и собирает все связанные данные из 1С, Excel и других систем. Чат анализирует собранные сведения и суть запроса.

Формулирует проект грамотного, официального текста для ответа, используя нужные шаблоны и формулировки. Специалист проверяет, редактирует и отправляет ответ.

Эффект: сокращается время на подготовку ответа с нескольких часов до минут, повышается качество текста

Важно вовремя сдавать отчеты и быть готовым к проверкам.

RPA собирает цифры из всех учетных систем (баланс, отчет о прибылях и убытках, о движении денежных средств) и размещает их в стандартных шаблонах (Word, Excel, PowerPoint).

Чат пишет аналитическую записку к отчету — интерпретирует цифры, объясняет причины изменений («Прибыль снизилась на 5% из-за роста затрат на сырье»), описывает ключевые тенденции и риски.

ИИ проводит углубленный анализ отчетности, выявляя скрытые зависимости и предлагая рекомендации по улучшению финансовых показателей.

Результат: отдел всегда готов к проверкам, неожиданным запросам

Хотелось бы сэкономить время финансовых управленцев на мониторинг изменений в законодательстве.

В таком кейсе роботизированная составляющая не будет основным инструментом для консультаций. Однако с помощью бота специалист получает доступ к актуальным нормативным базам.

GPT для бухгалтера станет идеальным решением, т.к. выступит в роли интеллектуального помощника, который отвечает на сложные вопросы. Например, какой код КБК использовать для уплаты налога на прибыль при УСН “доходы минус расходы” в 2025 году? ИИ-помощник проанализирует запрос и найдет ответ в огромном массиве законодательных актов.

Периодически финотдел может использовать AL. ИИ предскажет вероятные изменения в законодательстве на основе анализа больших данных и предшествующей истории правок, а также оценит риски принятия тех или иных учетных решений.

Выгода: финотдел остается на волне и не пропускает даже небольшие обновления от ФНС

Оставаться на высоком уровне конкурентоспособности крайне важно.

Робот автоматически собирает рыночные данные из открытых источников, новостных лент и финансовых порталов. Чат анализирует собранные новости и отчеты конкурентов, выделяет тренды. Определяет, какие события могут положительно или отрицательно повлиять на финансовое состояние компании.

Искусственный интеллект в этой ситуации строит сложные прогнозные модели на основе рыночных данных, предсказывая изменения спроса, цен на сырье и поведения конкурентов.

Результат: компания может использовать данные оперативно и прогнозировать свое будущее прицельно

Подготовить финансовый прогноз для руководства еще одна стратегически важная процедура, которую можно автоматизировать.

RPA обеспечивает сбор актуальных исторических данных из всех внутренних систем компании для построения точной модели. Чат становится помощником, который формулирует запрос к системе прогнозирования на естественном языке («Спрогнозируй денежный поток на следующий квартал с учетом сезонности») и интерпретирует результаты прогноза в виде понятного отчета.

Ведущим выступит ИИ. С помощью алгоритмов прогнозной аналитики строит математические модели будущих доходов, расходов и денежных потоков с высокой степенью достоверности.

Выгода: финотдел — надежная опора для руководства и бизнеса

Провести аудит можно быстро и без больших трудозатрат.

Бот проверяет каждую проводку и операцию на соответствие заранее заданным правилам, отбирая аномалии для дальнейшего анализа. В это время GPT анализирует выборки из документации, пишет выводы по результатам проверки, формулирует аудиторское заключение и пояснительные записки, соответствующие стандартам.

AL использует методы выборочного аудита на основе анализа рисков, помогая аудитору сфокусироваться на самых рискованных операциях и участках учета.

Эффект: своевременное выявление рисков помогает бухгалтерам и руководству грамотно распределить бюджеты

Важно включить нового сотрудника в работу коллектива быстро и без потери ресурса.

Вы можете автоматизировать процесс онбординга / адаптации новых сотрудников, предоставляя им доступ к необходимым системам и шаблонам. Всё общение происходит через роботизированного помощника.

Нейросеть выступит основным инструментом и создаст интеллектуальную систему поддержки: ответит на вопросы по работе с ПО, методологии учета, разъяснит нормативные акты. Создаст интерактивные обучающие симуляторы при необходимости.

Дополнительно ИИ проанализирует ошибки, которые чаще всего совершают сотрудники, и предложит программу целевого обучения для ликвидации пробелов в знаниях.

Итог: новый человек войдет в рабочие процессы, не беспокоя коллег организационными вопросами. Весь коллектив получит возможность выкроить время на знакомство и общение

Сегодня нейросети становятся ключевым элементом, переводящим автоматизацию бизнеса с транзакционного на когнитивный уровень. Они позволяют создавать сквозные процессы, которые начинаются с неструктурированного запроса от человека и заканчиваются полноценным выполнением задачи с коммуникацией, которая неотличима от человеческой.

Это не просто оптимизация рутинных действий, а создание цифровых сотрудников, обладающих навыками понимания, анализа и генерации естественного языка. В итоге, будущее сквозной автоматизации лежит не в выборе между RPA, AL или GPT, а в их глубокой интеграции, где каждый инструмент выполняет свою сильную роль:

• GPT — интеллект и понимание,
• RPA — действия и исполнение,
• AL — прогнозирование и оптимизация.

Внедрение такой связки — это не просто оптимизация, а стратегическая трансформация роли бухгалтерии в компании. Благодаря комплексному подходу, открывается ряд возможностей, представленных ниже.

Финансовый специалист наконец может использовать рабочее время для стратегически важных дел. Он высвобождается из-под завалов рутины и может сосредоточиться на аналитике, финансовом планировании и консультировании руководства, то есть на том, что действительно создает добавленную стоимость для бизнеса.

Роботы не устают и не ошибаются в монотонных операциях. Это сводит к минимуму риски технических ошибок и штрафов, что финансово выгодно для бизнеса.

Роботы могут работать 24/7, обрабатывая данные ночью или в выходные, что критически важно в периоды «закрытия периода» и сдачи отчетности. Поэтому использовать их вместе с живыми сотрудниками или вместо их — оптимальное решение. Технически финансовый отдел становится более эффективным, продвинутым и современным.

Набор программ позволяет работать с чем угодно: с бумагой, PDF, сканами, email, статистикой и показатели из любых, даже самых старых программ.

Бухгалтерия, усиленная искусственным интеллектом и роботами, перестает быть затратным центром и становится центром управления данными и аналитики, что неизмеримо повышает ее ценность для бизнеса.

Вопрос уже не в том, использовать или внедрять эти технологии, а в том, как быстро это сделать, чтобы не оказаться в аутсайдерах.

Хотите попробовать Puzzle GPT и другие возможности сквозной автоматизации от Puzzle? Оставьте заявку прямо сейчас!

По горячим следам мы решили добавить функционал Chat GPT в нашу RPA платформу, ниже в видео видно, как идет процесс работы. Забегая вперед, скажу, что уже с использованием API и уточнением запросов мы получили результат 18 из 18 проводок были разнесены верно

После завершения роботом процесса бухгалтеру остается только зайти в отчет и проверить корректность проставленных статей и видов операций. Наш отчет выглядит так:

Наша RPA-платформа Puzzle позволяет создавать роботов, которые могут автоматически обрабатывать бухгалтерские проводки. Боты могут считывать данные из различных источников, например, из электронных таблиц, баз данных или сканов бумажных документов. Далее, с помощью Chat GPT, боты могут классифицировать проводки по соответствующим категориям.

При этом мы уделяем большое внимание точности классификации, чтобы убедиться, что все проводки правильно отнесены к соответствующим категориям.

Также мы используем технику Fine-tuning, которая позволяет точнее настроить модель, используя предварительно обученные модели на больших наборах данных. Это позволяет получить более точные результаты в классификации.

По итогам теста мы запустили модуль классификации как базовый функционал платформы.