Заполнение договоров и спецификаций с использованием платформы Puzzle RPA

Задача:

Бизнес-процесс по заполнению договоров и спецификаций в компании может быть разным в зависимости от размера и типа компании, отрасли, в которой она работает, и требований регулирующих органов.
Обычно этот процесс регламентирован и отлично подходит для автоматизации.
Этапы бизнес процесса без автоматизации:

Сбор информации: Сначала необходимо собрать всю необходимую информацию для составления договора или спецификации. Это может включать данные о клиенте, услугах или товарах, которые будут предоставлены, условиях оплаты, сроках исполнения, и так далее.
Создание документа: Затем сотрудники создают проект договора или спецификации на основе собранной информации. Для этого могут использоваться стандартные шаблоны, которые затем настраиваются в соответствии с конкретным запросом.
Ревью и утверждение: Проект документа затем пересылается на рассмотрение и утверждение всем заинтересованным сторонам. Это может включать руководство компании, отдел продаж, отдел по работе с клиентами, отдел контроля качества, и так далее.
Внесение изменений: Если в процессе рассмотрения были выявлены проблемы или предложены изменения, то они вносятся в документ. Затем документ отправляется на повторное рассмотрение и утверждение.
Подписание договора: Когда все стороны согласовали документ, он отправляется клиенту для подписания. В зависимости от политики компании, договор может быть подписан в бумажном виде или электронно.
Архивация договора: После подписания договор архивируется в системе управления документами компании для возможности последующего доступа и отслеживания выполнения обязательств.
Слежение за исполнением договора: В процессе исполнения договора необходимо отслеживать выполнение условий договора и вносить изменения, если это требуется. Когда все условия договора выполнены, он закрывается в системе управления документами.

Реализация с использованием RPA

Робот отправляет контрагенту заранее подготовленный шаблон с запросом реквизитов.
Получив ответное письмо, переносит предоставленные данные в шаблон договора и отправляет его на согласование

Эффект от автоматизации

Снижено время на формирование и рассылку договоров на 90%
Сокращены до 0 ошибки при формировании договоров