Задача:
Бизнес-процесс формирования и рассылки актов и счетов может включать следующие этапы:
Каждый этап этого процесса может быть детализирован и адаптирован в зависимости от уникальных потребностей и требований вашей компании. Использование автоматизированных систем может значительно упростить и ускорить этот процесс, уменьшить количество ошибок и улучшить отслеживание транзакций.
- Заключение сделки: Компания готовит документы для оплаты, включая счета и акты.
- Формирование счетов: В бухгалтерии или другом подразделении создают счет, основываясь на деталях заказа. В счет включаются данные по количество товаров или услуг, стоимость каждого и общая стоимость.
- Проверка счета: После создания счет проверяется на наличие ошибок и неточностей. Этот этап может включать проверку бухгалтером и/или руководителем.
- Формирование актов: После того, как счет был утвержден и оплачен клиентом, формируется акт выполненных работ или акт приема-передачи товара.
- Проверка актов: Подобно проверке счета, акты также проверяются на точность и полноту.
- Рассылка счетов и актов: После формирования и проверки документы отправляются клиенту. Документ чаще всего отправляют по электронной почте или через мессенджеры.
Каждый этап этого процесса может быть детализирован и адаптирован в зависимости от уникальных потребностей и требований вашей компании. Использование автоматизированных систем может значительно упростить и ускорить этот процесс, уменьшить количество ошибок и улучшить отслеживание транзакций.
Реализация с использованием RPA
- Сотрудник, при необходимости, актуализирует таблицу Excel, содержащую ИНН контрагентов, ежемесячно оказываемым одинаковые услуги
- Робот, исходя из данных таблицы Excel, в конце месяца формирует и отправляет контрагентам акты и счета за оказанные услуги
Эффект от автоматизации
- Снижено время на формирование и рассылку договоров на 90%
- Сокращены до 0 ошибки при формировании договоров