Задача
Акты сверки - это документы, которые подтверждают баланс между двумя сторонами, например, между поставщиком и клиентом. Они обычно включают список транзакций, которые были совершены за определенный период времени, а также текущий баланс.
Бизнес-процесс формирования и рассылки актов сверки может включать следующие этапы:
Этот процесс может быть автоматизирован с помощью платформы Puzzle RPA, которое помогает упростить и ускорить процесс формирования и рассылки актов сверки.
Бизнес-процесс формирования и рассылки актов сверки может включать следующие этапы:
- Сбор данных - На этом этапе компания собирает все необходимые данные о транзакциях, которые были совершены за определенный период времени. Это может включать данные о продажах, возвратах, оплатах и других финансовых операциях.
- Подготовка актов сверки - После сбора данных начинается процесс подготовки актов сверки. Специалисты в области финансов или бухгалтерии обычно обрабатывают данные и формируют акты сверки, которые показывают текущий баланс между компанией и ее клиентами или поставщиками.
- Проверка актов сверки - После того, как акты сверки подготовлены, они должны быть проверены. Это важный этап, на котором убеждаются, что все данные правильные и актуальные.
- Рассылка актов сверки - Когда акты сверки проверены и утверждены, они отправляются клиентам или поставщикам. Это может быть сделано по почте, электронной почте или через специализированную систему документооборота.
- Отслеживание ответов - После того, как акты сверки отправлены, компания должна отслеживать ответы. Если клиент или поставщик не согласен с балансом, который указан в акте сверки, он может отправить обратно акт сверки с корректировками или запросить дополнительную информацию.
Этот процесс может быть автоматизирован с помощью платформы Puzzle RPA, которое помогает упростить и ускорить процесс формирования и рассылки актов сверки.
Реализация с использованием RPA
- Робот, по данным из ОСВ, в конце квартала формирует и отправляет контрагентам по электронной почте акты взаиморасчётов
- Робот контролирует возврат подписанного экземпляра акта
- В случае отсутствия подписанного акта, в течении нескольких дней — робот направляет уведомление ответственному сотруднику
Эффект от автоматизации
- Снижено время на формирование и рассылку договоров на 90%
- Сокращены до 0 ошибки при формировании договоров