Работа с данными в таблицах занимает много времени. Покажем решение, которое ускорит этот процесс и сэкономит ваше время. Все действия будут происходить автоматически и без ошибок.
Блоки — элементы, похожие на пазлы, из которых собираются наши роботы Puzzle RPA.
С их помощью можно объединять таблицы по ключам, добавлять, группировать и фильтровать данные. Все эти действия будут происходить автоматически, просто настройте соответствующий блок и запустите его.
Не нужно вручную обрабатывать огромное количество информации, пусть этим займется робот. Он работает в 10 раз быстрее человека и не допускает ошибок.
Давайте разберем возможности и особенности блоков на конкретных примерах.
Блок "Объединить таблицы (По ключам)"
Иногда данные хранятся в разных таблицах, но их нужно объединить по общим ключам. Например, у вас есть одна таблица с поставщиками, а другая — с банковскими выписками. Чтобы получить полную информацию, нужно их объединить по общему столбцу, например, по названию поставщика.
Пример
Из программы «1С: Бухгалтерия предприятия» выгрузили таблицы:
- Таблица 1 «Поставщики.xlsx» (содержит 10 строк и колонки: наименование в программе, ИНН, полное наименование).
- Таблица 2«Банковская выписка.xlsx» (содержит свыше 3 тыс. строк и колонки: дата, поступление, списание, контрагент, вид операции, вх. номер, вх. дата, банковский счет).
Бухгалтеру необходимо объединить данные из двух таблиц и получить результат — поставщиков, по которым прошло списание.
Тип соединения «Внутреннее» в блоке означает, что в итоговой таблице будут только строки, которые есть в обоих таблицах. То есть используются только совпадающие данные, а остальные —исключаются.
Определим «ключи» (общие колонки) для обеих таблиц:
- «Поставщики.xlsx» — колонка «Наименование в программе».
- «Банковская выписка.xlsx» — колонка «Контрагент».
Решение
- Выбираем блок «Объединить таблицы (По ключам)».
- «Таблица 1» — указываем путь к файлу «Поставщики.xlsx».
- «Столбцы Таблицы 1» — указываем колонку «Наименование в программе».
- «Таблица 2» — указываем путь к файлу «Банковская выписка.xlsx».
- «Столбцы Таблицы 2» — указываем колонку «Контрагент».
- Выбираем тип соединения «Внутреннее», чтобы отобразить только поставщиков, по которым прошло списание.
- Если результат необходимо сохранить в файл Excel, добавим блок «Записать в Excel» (указав путь к новому файлу, имя листа и переменную).
Нажимаем на кнопку «Запустить».
Результат: сводная таблица содержит полную информацию о поставщиках по которым прошло списание.
Инструмент визуализации данных
Иногда бывает трудно разобраться в таблицах, особенно когда в них много столбцов, а постоянно переключаться между файлами неудобно. Чтобы упростить эту задачу, мы создали специальный инструмент — «Анализ данных». С его помощью вы можете просмотреть данные, увидеть результат объединения или фильтрации в режиме предпросмотра и сразу применить необходимые настройки. Это делает работу с таблицами гораздо проще и быстрее.
Давайте на примере предыдущей задачи посмотрим, как работает «Анализ данных».
Чтобы открыть форму визуализации данных, нужно кликнуть по кнопке со стрелочкой.
Откроется форма визуализации данных, в которой необходимо выбрать файлы с табличными данными.
В нашем примере это «Поставщики.xlsx» и «Банковская выписка.xlsx».
Нажмем на кнопки «Предпросмотр таблицы 1» и «Предпросмотр таблицы 2».
Мы сразу видим размеры обеих таблиц и ключевые поля, по которым можно их объединить. В таблице «Поставщики.xlsx» — колонка «Наименование в программе», а в «Банковская выписка.xlsx» — колонка «Контрагент». Опустимся ниже и укажем ключи (колонки), по которым будем соединять таблицы, а также выберем тип объединения «Внутреннее».
Нажмем "Предпросмотр объединения", убедимся что получим верный результат и нажмем "Подтвердить и выйти":
Как результат получим блок "Объединить таблицы (По Ключам)" с нашими настройками:
При необходимости можно добавить блок для сохранения результата в Excel.
Приведем еще несколько примеров с другими типами соединения.
Тип соединения «Внешнее соединение слева»
При таком типе соединения в результат попадают все строки из первой таблицы. Если в первой таблице есть данные, которых нет во второй, они все равно будут включены в итоговую таблицу, но в соответствующих ячейках из второй таблицы будут пустые значения (обозначаются None).
Пример
Бухгалтеру необходимо объединить данные из двух таблиц и получить результат — список всех поставщиков, по которым прошло/отсутствует списание.
Решение
Повторяются действия, описанные выше, за исключением выбора типа соединения. Выбираем тип соединения «Внешнее соединение слева», чтобы отобразить всех поставщиков, по которым прошло/отсутствует списание.
Через «Предпросмотр объединения» видим всех поставщиков, в том числе тех, у кого отсутствует информация о списании.
Тип соединения «Внешнее соединение справа»
При таком типе соединения в результат попадают все строки из второй таблицы. Если во второй таблице есть данные, которых нет в первой, они все равно будут включены в итоговую таблицу, но в соответствующих ячейках из первой таблицы будут пустые значения (обозначаются None).
Пример
Бухгалтеру необходимо объединить данные из двух таблиц и получить результат — список всех операций из банковской выписки с информацией о поставщиках.
Решение
Повторяются действия, описанные выше, за исключением выбора типа соединения. Выбираем тип соединения «Внешнее соединение справа», чтобы отобразить все операции из банковской выписки с информацией о поставщиках.
Через «Предпросмотр объединения» видим всю выписку и информацию по поставщикам, а если поставщиков нет в таблице — ячейки будут пустыми.
Пример
Бухгалтеру необходимо объединить данные из двух таблиц и получить результат — список всех операций из банковской выписки с информацией о поставщиках.
Решение
Повторяются действия, описанные выше, за исключением выбора типа соединения. Выбираем тип соединения «Внешнее соединение справа», чтобы отобразить все операции из банковской выписки с информацией о поставщиках.
Через «Предпросмотр объединения» видим всю выписку и информацию по поставщикам, а если поставщиков нет в таблице — ячейки будут пустыми.
Тип соединения «Полное внешнее»
При таком типе соединения в результат попадают все строки из обеих таблиц. Если в одной из таблиц нет данных, которые есть в другой, эти ячейки будут заполнены пустыми значениями (None).
Пример
Бухгалтеру необходимо объединить данные из двух таблиц и получить результат — список всех операций из банковской выписки с информацией о всех поставщиках.
Решение
Повторяются действия, описанные выше, за исключением выбора типа соединения. Выбираем тип соединения «Полное внешнее», чтобы отобразить все операции из банковской выписки с информацией о всех поставщиках.
Через «Предпросмотр объединения» видим всю выписку и информацию о всех поставщиках, а там, где в одной из таблиц информации нет — пустые ячейки.
В наших примерах работы с блоком «Объединить таблицы (По ключам)», мы не акцентировали внимание на настройке «Движок обработки данных», оставляя ее по умолчанию. Этот параметр отвечает за то, как программа использует мощность вашего компьютера для обработки таблиц.
Преимущества
С помощью блока «Объединить таблицы (По ключам)» вы можете автоматизировать обработку табличных данных. Благодаря гибким настройкам выбираете подходящий тип соединения, экономите время и снижаете риск ошибок.
Блок "Добавить таблицы (По строкам или столбцам)"
Если у вас есть несколько таблиц с одинаковой структурой, но разными данными, их можно объединить по строкам или столбцам.
Пример
Бухгалтер ведет в Excel ежемесячные отчеты по основным расходам компании. От руководства поступил запрос — представить сводную информацию с учетом дополнительных расходов.
Бухгалтеру необходимо добавить данные о дополнительных расходах и получить результат — таблицу основных и дополнительных расходов.
- «Основные расходы.xlsx» (содержит 13 строк и колонки: дата, сумма, статья расхода и контрагент).
- «Доп_расходы.xlsx» (содержит свыше 18 строк и колонки: дата, сумма, статья расхода, контрагент, код проекта и статус оплаты).
Бухгалтеру необходимо добавить данные о дополнительных расходах и получить результат — таблицу основных и дополнительных расходов.
Решение:
- Выбираем блок «Добавить таблицы (По строкам или столбцам)».
- Нажимаем на кнопку «Анализ данных».
- Выбираем файлы «Основные расходы.xlsx» и «Доп_расходы.xlsx».
- Указываем следующие опции:
- Ось добавления — по строкам (новые данные добавятся ниже существующих).
- Тип соединения — внешнее (все данные из обеих таблиц).
- Игнорировать индексы — да (опция, которая позволяет сбросить нумерацию строк при объединении таблиц).
- Сортировать ось — да (сортирует оси, если требуется).
- Нажимаем «Предпросмотр объединения», проверяем корректность результата.
- Нажимаем «Подтвердить и выйти».
- Если результат необходимо сохранить в файл Excel, добавим блок «Записать в Excel» (указав путь к новому файлу, имя листа и переменную).
- Нажимаем на кнопку «Запустить».
Результат: в результате объединения создана новая таблица, куда добавлены строки из файла «Доп_расходы.xlsx» к данным из таблицы «Основные расходы.xlsx».
Посмотрим подробнее на процесс через функционал «Анализ данных».
Вот так выглядит таблица «Основные расходы.xlsx»:
Вот так выглядит таблица «Основные расходы.xlsx»:
Таблица «Доп_расходы.xlsx» (важное отличие: в указанной таблице есть дополнительные колонки):
Параметры:
Результат: Таблица «Осн_Доп_расходы.xlsx», в итоговой таблице добавлены колони «Код проекта» и «Статус оплаты», там где данных нет — пустая ячейка:
Разберем на примере таблиц «Основные расходы.xlsx» и «Доп_расходы.xlsx», как изменится результат, если параметры будут другими.
Укажем тип соединения «Внутреннее»:
Укажем тип соединения «Внутреннее»:
Результат (колонки «Код проекта» и «Статус оплаты» удалены, т.к. их нет в таблице «Основные расходы.xlsx»):
Поставим «Нет» для «Игнорировать индексы» :
Результат (для каждой из таблиц указан свой порядковый индекс строки, в предыдущих примерах он был сквозным):
Поставим «Нет» для «Сортировать ось»:
Результат (колонки в таблице выстроились, как в исходной таблице «Основные расходы.xlsx». В предыдущих примерах были отсортированы по алфавиту):
Разберем еще один пример и укажем ось добавления «По столбцам»:
Результат (к таблице «Основные расходы.xlsx» справа добавлена таблица «Доп_расходы.xlsx»):
Блок «Группировать табличные данные»
Если вам нужно проанализировать данные по определенным критериям, можно сгруппировать их. Например, необходимо в итоговой таблице «Осн_Доп_расходы.xlsx» определить среднюю сумму по статьям расходов.
Решение
Настройки в режиме «Анализ данных»:
Решение
- Выбираем блок «Группировать табличные данные».
- Нажимаем на кнопку «Анализ данных».
- Выбираем файл «Осн_Доп_расходы.xlsx».
- Указываем следующие опции:
- Столбец для группировки — «Статья расхода».
- Имя нового столбца для результата — «Средняя сумма (руб.)»
- Столбец к которому применяется операция — «Сумма (руб.)»
- Тип операции — «Среднее (mean)»
- Нажимаем «Предпросмотр группировки» проверяем корректность результата.
- Нажимаем «Подтвердить и выйти».
- Нажимаем на кнопку «Запустить».
Настройки в режиме «Анализ данных»:
Настроенный блок:
Результат: в результате группировки получили табличные данные, сгруппированные по статьям расходов с указанием средней суммы:
Преимущества
С помощью этого инструмента вы можете быстро группировать данные, получая сводные результаты по группам. Выбирать нужные операции — сумма, среднее, медиана и другие — для гибкой обработки информации. Это избавляет вас от ручных расчетов, экономит ваше время и упрощает работу.
С помощью этого инструмента вы можете быстро группировать данные, получая сводные результаты по группам. Выбирать нужные операции — сумма, среднее, медиана и другие — для гибкой обработки информации. Это избавляет вас от ручных расчетов, экономит ваше время и упрощает работу.
Блок «Фильтровать табличные данные»
Если вам нужно отобрать данные по определенным критериям, можно использовать фильтрацию.
Например, необходимо в итоговой таблице «Средняя_сумма.xlsx» получить только статьи расходов, которые превышают 20 000 руб.
Решение
Настройки в режиме «Анализ данных»:
Например, необходимо в итоговой таблице «Средняя_сумма.xlsx» получить только статьи расходов, которые превышают 20 000 руб.
Решение
- Выбираем блок «Фильтровать табличные данные».
- Нажимаем на кнопку «Анализ данных».
- Выбираем файл «Средняя_сумма.xlsx» (файл, сгруппированный по статьям и средней сумме расходов компании).
- Указываем следующие опции:
- столбцы для фильтрации — «Средняя сумма».
- операция для фильтрации — «Больше чем (gt)».
- числовое значение для фильтра, укажем — 20 000.
- Нажимаем «Предпросмотр фильтрации» проверяем корректность результата.
- Нажимаем «Подтвердить и выйти».
- Нажимаем на кнопку «Запустить».
Настройки в режиме «Анализ данных»:
Настроенный блок:
Результат: получаем таблицу с указанием статей расходов, где средняя сумма больше 20 000 руб.
Преимущества
Блок «Фильтровать табличные данные» позволяет моментально находить данные, строго соответствующие заданным условиям. Автоматизация избавляет от необходимости тратить время на ручной анализ строк. Поддержка различных методов фильтрации адаптирует процесс под любые задачи, упрощая их решение.
Заключение
Мы продемонстрировали небольшую часть возможностей новых блоков на простых примерах. Вы можете создавать гораздо более сложные процессы, где файл с исходными данными будет последовательно обрабатываться несколькими блоками.
Наш новый функционал для работы с табличными данными — это простой и эффективный способ сделать обработку информации быстрее и легче. Блоки могут обрабатывать десятки тысяч записей. Инструмент автоматизирует рутинные задачи, помогая сэкономить время и упростить процесс. Попробуйте его уже сегодня и оцените, насколько проще и эффективнее станет ваша работа с таблицами.