Блог Puzzle RPA

Как упростить работу с PDF: быстрое объединение, сжатие и другие действия с файлами

Что мы только ни делаем с PDF-файлами: объединяем, разделяем, сжимаем и т.д. И так почти каждый день! Расскажем, как автоматизировать эти задачи, чтобы экономить время для более интересных дел.
Работать с PDF-файлами вручную несложно, но представьте, что у вас их очень много, а сроки поджимают. Или, например, есть другие важные дела, и отвлекаться на обработку документов совсем нет времени.

Команда Puzzle RPA предлагает решение, с помощью которого можно автоматизировать работу с PDF.

Блоки для работы с PDF

В нашей студии разработки роботов Puzzle RPA появились новые блоки. Они находятся в разделе "Обработка документов" > "PDF" и позволяют совершать разнообразные действия с файлами автоматически.
Что такое блоки? Это элементы, похожие на пазлы, с определенными командами. Из таких блоков складываются наши роботы — виртуальные помощники, выполняющие рутинные задачи вместо человека. От вас требуется только дать им необходимые данные и запустить.
Раньше для работы с PDF-файлами часто нужно было использовать сторонние программы или тратить время на обработку документов вручную.
Теперь есть блоки, с помощью которых быстро выполняются все необходимые действия: разделение, объединение, добавление, сжатие и др.

Блок “Разделить/объединить PDF”

У этого блока есть две опции:
1.Объединить
Представьте, что у вас есть несколько PDF-документов, которые нужно объединить в один. Например, финансовые отчеты, договоры или презентации.
Пример
Бухгалтер готовит пакет документов для владельца компании. В пакет входят два PDF-файла: финансовый отчет за текущий квартал и презентация с анализом финансовых показателей. Оба файла нужно объединить в один документ.
Решение:
  1. Выбираем блок "Разделить/объединить PDF".
  2. Выбираем опцию "Объединить PDF".
  3. Указываем папку, в которой находятся файлы: "Финансовый отчет.pdf" и "Презентация.pdf".
  4. Указываем путь для сохранения объединенного файла, например, "Отчет_и_презентация_для_владельца.pdf".
  5. Нажимаем кнопку "Запустить".
В следующем квартале достаточно просто помесить новые файлы и запустить робота.
2. Разделить
Иногда нужно извлечь из большого PDF-документа только определенные страницы. Например, вы хотите отправить клиенту только часть договора или извлечь несколько страниц из отчета.
Пример
Сотруднику компании нужно отправить клиенту только определенные страницы из договора в формате PDF. Всего в документе 20 страниц, необходимы только страницы с 5 по 8 (раздел с условиями оплаты) и страница 15 (пример акта).
Решение:
  1. Выбираем блок "Разделить/объединить PDF".
  2. Выбираем опцию "Разделить PDF".
  3. Указываем путь к исходному файлу: "Договор.pdf".
  4. Выбираем папку для сохранения извлеченных страниц.
  5. В поле "Диапазоны разделения" указываем: 5–8, 15 (это означает, что нужно извлечь страницы с 5 по 8 и страницу 15).
  6. Нажимаем кнопку "Запустить"
Если вам требуется точно такое же разделение документа, но для разных клиентов — сохраните робота и запускайте его при необходимости повторить процесс. Не забудьте только изменить клиента.
Если нужно разделить многостраничный документ на отдельные страницы и сохранить каждую страницу как отдельный файл, то в поле "Диапазон разделения" оставьте значение "Ничто".

Блок "Добавить в PDF"

Нужно добавить дополнительные страницы в договор или отчет? Эту задачу легко автоматизировать: только укажите исходный файл, файл-источник, страницы, которые нужно добавить, а также место, куда их вставить.

Пример

Сотрудник отдела закупок подготовил проект договора, но позже выяснилось, что нужно добавить дополнительные страницы с табличной формой из другого документа ("Таблица_показателей.pdf"). Эти страницы нужно вставить в проект договора после раздела с основными цифрами (после 5-й страницы).

Решение:

  1. Выбираем блок "Добавить в PDF".
  2. Указываем исходный файл: "Проект_договора.pdf".
  3. Указываем файл-источник: "Таблица_показателей.pdf".
  4. Выбираем страницы для добавления: например, страницы 2–4 из файла-источника ("Таблица_показателей.pdf").
  5. Указываем место вставки: после 5-й страницы исходного файла.
  6. Выбираем место для сохранения.
  7. Нажимаем кнопку "Запустить".

Блок "Зашифровать/дешифровать PDF"

У этого блока две опции:
1.Зашифровать
Сохранять конфиденциальность данных важно в любом бизнесе. Теперь вы можете легко зашифровать PDF-файл, чтобы защитить его от несанкционированного доступа. Для этого достаточно указать файл, путь для сохранения и пароль. Если файл уже зашифрован, вы можете его дешифровать, указав пароль.
Пример
Бухгалтер готовит к отправке финансовый отчет. Данные в нем необходимо зашифровать, чтобы они были в безопасности. Решение:
  1. Выбираем блок "Зашифровать/дешифровать PDF".
  2. Выбираем опцию "Зашифровать".
  3. Указываем путь к файлу, который нужно зашифровать: "Финансовый_отчет.pdf".
  4. Выбираем путь для сохранения зашифрованного файла, например, "Зашифрованный_отчет.pdf".
  5. Устанавливаем пароль для защиты документа.
  6. Нажимаем кнопку "Запустить".
2. Дешифровать
Пример
Бухгалтер получил от клиента зашифрованный PDF-файл с конфиденциальной информацией, например, "Акт сверки расчетов.pdf". Чтобы открыть и просмотреть документ, его необходимо дешифровать с использованием пароля, который был заранее согласован с клиентом.
Решение:
  1. Выбираем блок "Зашифровать/дешифровать PDF".
  2. Выбираем опцию "Дешифровать".
  3. Указываем путь к зашифрованному файлу: "Акт_сверки_расчетов.pdf".
  4. Выбираем путь для сохранения дешифрованного файла, например, "Акт_для_просмотра.pdf".
  5. Вводим пароль, предоставленный клиентом.
  6. Нажимаем кнопку "Запустить".

Блок "Сжать PDF"

Большие PDF-файлы занимают много места на диске. А еще их трудно передать по электронной почте, так как есть лимит на размер вложений.

Блок "Сжать PDF" позволяет уменьшить размер документов без значительной потери качества. Вы можете выбрать один из нескольких алгоритмов сжатия (Ghostscript, Fitz, MyPDF) и выбрать параметры качества и разрешения.

Пример

Нужно отправить по электронной почте PDF-файл с протоколами собраний за последний квартал. Исходный файл "Протоколы_собраний.pdf" весит 50 МБ — это превышает лимит для вложений в электронной почте. Решение:

  1. Выбираем блок "Сжать PDF".
  2. Выбираем алгоритм сжатия, например, Ghost.
  3. Указываем путь к исходному файлу: "Протоколы_собраний.pdf".
  4. Указываем путь для сохранения сжатого файла, например, "Протоколы_собраний_v2.pdf".
  5. Настраиваем параметры сжатия:
  • Уровень сжатия: 3 — максимальное сжатие;
  • Качество изображений: 150 DPI.
6.Нажимаем кнопку "Запустить".

В следующий раз достаточно просто помесить новые файлы и запустить робота.

Блок "Повернуть страницу PDF"

Иногда страницы в PDF-файле могут быть повернуты так, что их неудобно читать. Теперь вы можете легко повернуть или отразить любую страницу в документе. В блоке "Повернуть страницу PDF" просто укажите файл, страницу, которую нужно повернуть, и угол поворота.

Пример

Бухгалтер получил подписанную товарную накладную в формате PDF, состоящую из нескольких страниц. Однако при открытии документа выяснилось, что некоторые страницы повернуты неправильно. Например, страница 3 повернута на 90 градусов. Перед тем как загрузить документ в систему 1С и провести проверку, необходимо исправить ориентацию страниц.

Решение:

  1. Выбираем блок "Повернуть страницу PDF".
  2. Указывает путь к файлу: "Товарная_накладная.pdf".
  3. Указываем путь для сохранения исправленного файла, например, "Товарная_накладная_v2.pdf".
  4. Выбираем страницу, которую нужно повернуть: страница 3.
  5. Указываем угол поворота: 90 градусов (чтобы вернуть страницу в правильное положение).
  6. Нажимаем кнопку "Запустить".



Новые блоки для работы с PDF-файлами — это простой и эффективный способ упростить вашу работу с большим объемом документов. Экономьте время и автоматизируйте рутинные процессы без использования дополнительных программ.
Статьи