Блог Puzzle RPA

Как добавить машиночитаемую доверенность (МЧД) в 1С для ЭДО за 1 минуту

С 1 сентября 2024 г. право подписи документов от имени юрлица будет только у руководителя или физлица, имеющего МЧД с подписью руководителя. Как можно облегчить работу в 1С уже сейчас?
Что изменилось в порядке подписания документов

· Раньше для ЭДО требовалась только электронная подпись. Руководители и сотрудники получали ее в специальных удостоверяющих центрах.

· С 1 сентября этого года чтобы подписать документы как юрлицо, нужно будет иметь сертификат руководителя или сертификат физлица с МЧД.

· Эта МЧД должна быть с подписью руководителя или другого лица с правом передоверия.

Для чего нужна МЧД

МЧД (машиночитаемая доверенность) необходима для подписи электронных документов от имени юридического лица или физических лиц с правом передоверия. Она обеспечивает ответственность и законность подписи всех документов, а также позволяет проводить быструю проверку данных в ФНС и других контролирующих органах.

Преимущества использования МЧД

  • Повышение безопасности: защита данных с использованием современных криптографических технологий.
  • Экономия времени: оперативная обработка и подписание документов без необходимости их физической доставки.
  • Сокращение затрат: уменьшение расходов на бумажный документооборот.
  • Соответствие законодательству: полное соответствие требованиям нормативных актов.

Как подключить сотрудников предприятия к подписанию электронных документов

  • Зарегистрируйте сотрудников в системе. Введите данные в справочник, выберите необходимые реквизиты и заполните карточки пользователей.
  • Оформите заявления на получение МЧД. Заполните шаблоны заявлений, затем передайте их в удостоверяющий центр для выпуска ключей.
  • Подключите сотрудников к системе ЭДО. Выберите указанные домены и проверьте подключение к оператору.

Как использовать МЧД при работе с электронными документами

  • Создайте шаблоны документов. В 1С заполните данные для образцов документов.
  • Проверьте данные контрагентов в справочнике и обновляйте информацию при необходимости.
  • Подпишите и отправьте документы с помощью МЧД в указанных форматах.

Полномочия МЧД

МЧД обеспечивает:

  • законность подписи электронных документов;
  • проверку всех документов в виде сопутствующих форматов;
  • возможность автоматического обновления информации в базе.

Особенности управления полномочиями

  • Назначение различных ролей и уровней доступа для сотрудников.
  • Ведение журнала всех операций, связанных с использованием ключей.
  • Интеграция с системами внутреннего контроля для отслеживания действий пользователей.

Примеры использования

Для бухгалтерии: автоматическая подача отчетности в ФНС.

Для HR-отдела: подписание трудовых договоров и заявлений.

Для юристов: согласование контрактов с контрагентами.

Проблемы при оформлении МЧД

· Из-за изменений в порядке подписания документов в разы увеличился объем выпуска МЧД.

· Выбор нужных полномочий из длинного списка позиций отнимает много времени. Представьте, что нужно оформить МЧД. Вы открываете классификатор полномочий в 1С — а в нем 2 500 позиций! Их все надо просмотреть, чтобы понять, какую выбрать. А еще в классификаторе нет практически никакой группировки по папкам...

· Каждую позицию по полномочиям нужно добавлять вручную, при этом легко запутаться или допустить ошибку.

«А как же ваши роботы? Они не смогут помочь?» — спросите вы. Конечно смогут!

Как быстро и без проблем добавить МЧД в 1С

Виртуальный помощник собирается из пазлов. Как он выглядит — смотрите на картинке в карусели. Действия, которые выполняет робот:

  1. Выполняется считывание таблицы Excel;
  2. Открывает систему «1С:Бухгалтерия предприятие» в браузере;
  3. Выполняет авторизацию по логину и паролю;
  4. Открывает страницу добавления МЧД в 1С;
  5. Выполняет клик по кнопке «Добавить»;
  6. В поле поиска вводит право из Excel документа и выбирает подходящий вариант из результатов поиска;
  7. Нажимает кнопку «Выбрать».

Вот и всё. Такой робот может помочь сотруднику сэкономить целый день при оформлении 1 МЧД, выполнив работу за него. Кроме того, у виртуального помощника есть и другие преимущества:

· просто настраивается,

· не допускает ошибок,

· массово выпускает однотипные МЧД.
Статьи