Задача

Акты сверки - это документы, которые подтверждают баланс между двумя сторонами, например, между поставщиком и клиентом. Они обычно включают список транзакций, которые были совершены за определенный период времени, а также текущий баланс

Бизнес-процесс формирования и рассылки актов сверки может включать следующие этапы:

01

На этом этапе компания собирает все необходимые данные о транзакциях, которые были совершены за определенный период времени. Это может включать данные о продажах, возвратах, оплатах и других финансовых операциях

02

После сбора данных начинается процесс подготовки актов сверки. Специалисты в области финансов или бухгалтерии обычно обрабатывают данные и формируют акты сверки, которые показывают текущий баланс между компанией и ее клиентами или поставщиками

03

После того, как акты сверки подготовлены, они должны быть проверены. Это важный этап, на котором убеждаются, что все данные правильные и актуальные

04

Когда акты сверки проверены и утверждены, они отправляются клиентам или поставщикам. Это может быть сделано по почте, электронной почте или через специализированную систему документооборота

05

После того, как акты сверки отправлены, компания должна отслеживать ответы. Если клиент или поставщик не согласен с балансом, который указан в акте сверки, он может отправить обратно акт сверки с корректировками или запросить дополнительную информацию

Реализация с использованием RPA

Реализация
с использованием RPA

03

Робот контролирует возврат подписанного экземпляра акта

02

В случае отсутствия подписанного акта, в течении нескольких дней — робот направляет уведомление ответственному сотруднику

Эффект от автоматизации

Робот, по данным из ОСВ, в конце квартала формирует и отправляет контрагентам по электронной почте акты взаиморасчётов

01

Снижено время на формирование и рассылку договоров на 90%

Сокращены до 0 ошибки при формировании договоров