Возможности роботизации

Если компания не сдаст документы вовремя, ей придется заплатить штраф. Как можно избежать таких финансовых рисков? Поручите формирование документов роботу Puzzle RPA, он не подведет! С его помощью время на подготовку отчетности сократится, документы будут подаваться в полном объеме и точно в срок.

Как действует робот:

1. Круглосуточно отслеживает входящие письма. Как только приходит требование из налоговой в формате PDF, он сразу отправляет письмо ответственному сотруднику с просьбой подготовить документы.
2. Чтобы начать подготовку, сотрудник отправляет роботу письмо с командой «Выполни».
3. Робот создает папку и специальную форму для внесения данных. Затем открывает учетную систему и фильтрует договоры в разделе справочников по контрагенту и указанной дате. Скачивает и сохраняет договор с УПД в нужную папку.
4. Документы готовы, и сотрудник получает на электронную почту уведомление с файлами во вложении.
5. Сотрудник согласовывает документы. После этого робот автоматически формирует сопроводительное письмо в налоговую в формате PDF и сообщает, что требование обработано.

Представим, что контролировать процесс зачета авансов нужно еженедельно. Такая регулярная проверка съедает много времени, которое специалист мог бы потратить на более ценные и нестандартные задачи. Давайте автоматизируем процесс с помощью робота Puzzle RPA.

Как действует виртуальный помощник:

1. Робот анализирует ОСВ по счетам 60 (60.01 и 60.02) и 62 (62.01 и 62.02) с группировкой по контрагентам и договорам.
2. Находит по контрагентам с ненулевым сальдо на конец периода идентичные договоры.
3. Формирует отчеты по счетам 60 и 62 и отправляет их по электронной почте ответственному сотруднику. В письме робот просит сотрудника согласовать зачеты. Для этого требуется отправить роботу письмо с текстом «согласовано».
4. После согласования робот проводит операции в учете и направляет отчет о проделанной работе ответственному сотруднику.

Преимущества автоматизации зачета авансов:

• Упрощение расчетов с контрагентами и сокращение объема дебиторской задолженности.
• Отсутствие ошибок.
• Снижение времени на закрытие отчетного периода.
• Повышение прозрачности отчетности.

Валютный контроль нужен для отслеживания нелегальных операций с валютой. Например, когда через банк проходит расчет между резидентом РФ и нерезидентом в рублях или валюте, он обязательно проверяется.

Робот Puzzle RPA поможет этого избежать. Он точно в срок и без ошибок подготовит необходимые для валютного контроля документы за вас. Как это происходит?

Резидент должен вовремя предоставить необходимые для контроля документы. Если будут выявлены несоответствия или нарушены сроки, то придется заплатить штраф.

Представим, что контракт уже поставлен на учет в банке, а иностранный контрагент прислал нам подписанные первичные документы.

• Запускается робот. В примере запускаем его вручную, но он может срабатывать и по триггерному событию, когда в учетной системе прикреплены документы.
• Робот создает папку и наполняет ее сканами документов, которые необходимы для заполнения справки.
• Формирует справку и заполняет поля: банк, резидент, номер контракта и данные по сделке, а также проставляет дату справки. Информацию о банке, в котором договор поставлен на учет, и уникальном номере контракта робот получает из реквизитов договора в учетной системе.
• Виртуальный помощник сохраняет справку и отправляет документ на контроль ответственному сотруднику по электронной почте.

Поиск и подготовка документов — утомительный процесс, на который уходит много времени. Чтобы его упростить и ускорить, нужен электронный архив.

Он позволяет быстро найти документы в любое время и из любой локации, структурировать, удалять или восстанавливать их при необходимости. Облегчает совместную работу сотрудников. А еще сокращает расходы на аренду помещения для хранения бумажных оригиналов. Благодаря этому повышается эффективность финансового блока компании.

Сложно ли создать электронный архив? Если за дело берется наш робот, то нет.

Как это происходит:

1. На email приходит письмо со сканами первичных документов.
2. Виртуальный помощник распознает данные из PDF-документа, а затем прикрепляет файл к соответствующей проводке в 1С. В видео мы показываем работу робота на примере акта выполненных работ, товарной накладной и универсального передаточного документа (УПД).
3. Процесс повторяется для каждого скана из поступившего письма. После выполнения задачи робот отправляет ответственному сотруднику отчет о проделанной работе.

Если бухгалтерия вовремя не получит все первичные документы по расходам — проблем не избежать. Закрытие отчетного периода усложнится и замедлится, а еще это повлияет на сумму налога к уплате в бюджет.

Чтобы такой ситуации не произошло, нужно регулярно проверять поступающие от контрагентов документы и контролировать сроки. Процесс повторяющийся и состоит из одних и тех же действий — наши роботы решают такие задачи в два счета. А вы сможете сосредоточиться на интеллектуальных задачах.

Как работает робот:

• Виртуальный помощник авторизуется в учетной системе.
• Формирует оборотно-сальдовую ведомость по счету 60. После этого проверяет сальдо на конец периода. Если на счете 60.01 есть сумма дебиторской задолженности, робот отправит ответственному за договор сотруднику уведомление. В нем будет напоминание о том, что нужно передать первичные документы в бухгалтерию, и ссылка на операцию платежа.
• Робот отправляет бухгалтеру отчет о проделанной работе.

Действия робота:

• Проверяет поступление документов в ЭДО (может быть несколько операторов).
• Переносит документы в 1С/SAP, делает проверки.
• При необходимости создает заявки на добавление НСИ.
• Осуществляет проведение документа.

Наш робот автоматически создает авансовые отчеты в 1С: Бухгалтерия.

• Вам необходимо только отправить роботу на электронную почту чеки, отсканированные приложением ФНС "Мой налог". Остальные действия виртуальный помощник выполнит самостоятельно.

Робот проверяет полученный от контрагента акт и уведомляет ответственного сотрудника о результатах контроля.

• Виртуальный помощник запускается и авторизуется в учетной системе.
• Формирует акт сверки за необходимый период. Это может быть, например, месяц, квартал, полугодие.
• Робот выгружает документ и отправляет его по email контрагенту с просьбой обработать и прислать обратно. Те же действия происходят со всеми остальными бизнес-партнерами, по которым в системе не нулевое сальдо расчетов.
• Когда контрагент присылает ответное письмо, робот проверяет внесенные данные.
• Результат проверки направляется ответственному сотруднику.

Робот оперативно информирует о расхождениях в данных. Это позволяет вовремя внести изменения и не затягивать процесс.

ChatGPT используется для классификации бухгалтерских проводок в соответствии с назначением платежа и плательщиком.

Робот быстро распознает реквизиты из скана накладной и заполнит соответствующие поля в 1С.

• Робот формирует оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счетам расчетов.
• Делает акты сверок по уникальным контрагентам из ОСВ и отправлять их по ЭДО/email контрагенту.
• Мониторит по ЭДО / email возврат подписанного экземпляра акта от контрагента.
• Уведомляет ответственного сотрудника о необходимости связаться с контрагентом, если в течение 14 дней не пришел подписанный акт.

Если не следите за количеством товара на складе, столкнетесь с проблемами. Избыток продукции приведет к затовариванию. Когда свободного места на складе не останется, придется искать новый. На это уйдет время и ресурсы, которые можно было бы потратить на производство новых востребованных товаров.

Чтобы не оказаться в такой ситуации, автоматизируйте управление запасами. Это можно сделать с помощью робота Puzzle RPA.

Виртуальный помощник действует так:

• Авторизуется в учетной системе и открывает отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».
• Вносит параметры: счет 10, даты начала и окончания периода.
• Проверяет сумму на конец периода. Если обнаружено превышение лимита, робот запоминает номенклатуру, чтобы в дальнейшем отправить информацию ответственному сотруднику.
• Робот получает электронную почту ответственного сотрудника из справочника «Сотрудники». Отправляет ему письмо, где указаны сумма переизбытка товара по номенклатурным позициям, ссылки на позиции в учетной системе и установленные на них лимиты.

Действия робота:

• На входе в процесс Робот считывает из Excel-файла список товаров, цены по которым необходимо найти.
• Робот переходит в браузер и открывает сайт с товарами.
• Робот анализирует выдачу сайта и определяет наиболее подходящий запросу позицию товара с помощью коэффициента подобия.
• Робот считывает цену товара, наименование позиции на сайте, ссылку на товар.
• Робот записывает собранную информацию в итоговый Excel-файл.

Действия робота:

• Запускает базу 1С: Управление IT отделом.
• Переходит на заявку Принять работника в штат
• Переключает статус заявки на Выполнение.
• Выгружает файлы: анкета работника, паспорт, СНИЛС.
• Заполняет данными из скаченных из 1С: Управление ИТ отделом файлов.
• Закрывает базу 1С: Бухгалтерия.
• Переходит в Кадровые документы.

Действия робота:

• Робот считывает список ВМ из файла Excel, подключается к каждой машине и скачивает установочные файлы.
• В фоновом режиме устанавливает ПО на каждую ВМ.
• Удаляет установочные файлы.

Действия робота:

• Запускает базу 1С: Управление IT отделом.
• Переходит на заявку Принять работника в штат.
• Переключает статус заявки на Выполнение.
• Выгружает файлы: анкета работника, паспорт, СНИЛС.
• Заполняет данными из скаченных из 1С: Управление ИТ отделом файлов.
• Закрывает базу 1С: Бухгалтерия.

Платежный календарь помогает контролировать денежные потоки, планировать траты и не допускать кассовых разрывов. Но на его ведение уходит много времени и в процессе легко ошибиться. Эту задачу можно автоматизировать с помощью робота.

Вы сможете:

• Следить за остатками и обязательствами в режиме реального времени.
• Иметь под рукой достоверную отчетность.
• Быть уверенными в финансовой устойчивости компании.
• Финансовые директора и казначейства получат от этого решения максимальную пользу.

Посмотрите, как быстро работает робот Puzzle RPA:

1. На почту поступает письмо от контрагента со счетом на оплату.
2. Запускается робот. Это может происходить автоматически по триггерному событию: в определенное время или после поступления письма.
3. Робот считывает письмо с почты и распознает данные из файла. В примере у нас таблица Excel, но робот может работать и со сканами документов в формате PDF, JPEG и др.
4. После авторизации в учетной системе, робот заходит в счета от поставщиков. Создает счет и заполняет данные. Нажимает кнопку «Провести и закрыть».
5. Робот отправляет ответственному сотруднику письмо. В нем написано, какие счета обработаны. А в платежном календаре появляется новая запись. Крайний срок оплаты контрагенту — 5 рабочих дней от даты получения счета. Настройка этого срока гибкая: можно использовать условия из договоров.

С помощью робота можно ускорить процесс введения данных в систему в 4 раза.

Как он работает:

• Роботу дается заполненная Excel-таблица. В ней указаны данные документа и уникальный номер карточки. Необходимую информацию можно сразу выгрузить из учетной системы и не заполнять вручную. Чтобы исключить опечатки, мы добавили файл контроля позиций. Если обнаружится неточность, например, некорректно введен ИНН, то робот предупредит об этом. Появится окно с уведомлением, и ячейка с ошибкой выделится цветом.
• Происходит авторизация в системе «Семеноводство» через «Госуслуги».
• Робот выбирает организацию, от имени который будут вноситься данные. Переходит в справочник «Объемы семян». Ищет необходимый объем, создает сделку, заполняет данные о покупателе, реквизиты документа и предмет реализации.
• Созданная сделка отправляется на подписание.
• Робот отправляет сотруднику на email письмо с просьбой подтвердить семена на отгрузку в системе.

Во ФГИС «Семеноводство» нужно вносить много данных. Для этого требуется немало времени. А еще важно не допускать ошибок и вносить данные в срок. Иначе регулятор может ограничить деятельность компании.

Процесс можно ускорить с помощью робота:

• Сотрудник заполняет шаблон «Ввод объемов». Информацию из сертификата (результаты испытаний, срок действия, путь к файлу) робот введет самостоятельно.
• Запускается робот, распознающий сканы документов. Сотруднику нужно ввести путь к документу «Ввод объемов» и к папке со сканами сертификатов. После этого формируется файл с заполненной информацией и путь к нему.
• К работе приступает робот, который вводит начальные остатки семян. Ему предоставляется путь к файлу, созданному на предыдущем этапе.
• Авторизация в системе ФГИС «Семеноводство» через «Госуслуги». Робот выбирает организацию, от имени которой будут вноситься данные. Переходит в справочник «Объемы семян». Создает в нем новый объем, прикрепляет к нему скан сертификата и вводит данные из него (период действия, результаты испытаний).

Робот автоматически контролирует ошибки и уведомляет о них. Процесс может включать такие важные моменты:

• Ошибочное отражение дохода по дебету счета 91. 01.
• Ошибочное отражение расхода по кредиту счета 91. 02.
• Отражение в налоговом учете операций, которые должны быть из него исключены.

Если в результате проверки робот замечает ошибку, то отправляет ответственному сотруднику электронное письмо. В нем есть уточняющая информация и ссылка на документ в учетной системе.

• Робот проверяет контрагентов на предмет дебиторской задолженности.
• Исходя из срока задолженности присваивает каждому статус (низкий риск - от 30 до 90 дней, средний - от 90 до 180 дней, высокий - свыше 180 дней).
• В зависимости от статуса, робот совершает действия направленные на скорейшее погашение задолженности (рассылка уведомлений, информирование ответственного сотрудника о необходимости звонка, подготовка документов в соответствующие органы для взыскания и т. п.).
• Робот предоставляет отчёт о своих действиях ответственному сотруднику.