Как добавить машиночитаемую доверенность (МЧД) в 1С для ЭДО за 1 минуту

Пошаговая инструкция, как добавить МЧД в 1С для ЭДО с 1 сентября 2024. Учитываем выпуск КЭП, настройка сервиса 1С-ЭДО для доверенного лица, подписание заявления. Советы по устранению ошибок и отзыву доверенности.

С 1 сентября 2024 года право подписывать первичные документы и счета-фактуры в электронном виде от имени юридического лица закрепилось за его руководителем или его физическим представителем, имеющим специальную машиночитаемую доверенность (МЧД), подписанную квалифицированной электронной подписью (КЭП) директора. Это стало важным изменением для всех, кто использует электронный документооборот (ЭДО).

На первый взгляд, процесс кажется сложным, но мы покажем, что добавить МЧД в 1С для полноценной работы можно буквально за минуту. В статье — максимально короткая и понятная инструкция от эксперта Puzzle RPA Михаила Кириленко.

Что изменилось в правилах выдачи доверенностей?

Раньше бухгалтер или менеджер мог подписывать документы по простой электронной отметке, выпущенной на его имя. Теперь для таких действий сотруднику необходима (МЧД).

Она выпускается в установленном формате:

• создается в личном кабинете юрлица на сайте ФНС;
• подписывается КЭП руководителя организации;
• наделяет выбранного специалиста конкретными полномочиями (например, правом подписывать счета-фактуры или акты);
• автоматически регистрируется в реестре ФНС.

Без нее 1С-ЭДО просто не пропустит документ, подписанный рядовым работником. Это исключает человеческий фактор и ускоряет обработку входящих документов от других предприятий, также работающих с 1С.

Что нужно сделать для подключения МЧД в сервис 1С-ЭДО: 4 ключевых шага

Чтобы ваш сотрудник мог начать подписывать документы в 1С с помощью машиночитаемой доверенности, необходимо выполнить четыре последовательных действия.

Шаг 1: Выпуск квалифицированной электронной подписи для доверенного

Коллега, которому вы делегируете право работать с документами, должен иметь собственную квалифицированную электронную подпись. Это не простая отметка, которая используется для входа в программу 1С, а усиленная, полученная в аккредитованном Удостоверяющем центре.

Что нужно сделать

• Обратиться в любой аккредитованный УЦ (например, Тензор, СКБ Контур)
• Выпустить КЭП для физлица (вашего коллеги) с полномочиями «работник юридического лица»
• Убедиться, что в сертификате указаны правильные ФИО и СНИЛС

ВАЖНО
Без личного росчерка сотрудника создать электронный аналог и прикрепить доверенность в 1С будет невозможно. Эта отметка будет использоваться для его идентификации.

Шаг 2: Установка подписи доверенного на рабочее место

Полученный сертификат необходимо установить на тот компьютер, где специалист работает в 1С и будет вести документооборот. Обычно это делается автоматически с помощью специального ПО от Удостоверяющего центра (например, КриптоПро CSP).

ВАЖНО
Убедитесь, что программа видит установленный сертификат. Это можно проверить через «Сервис» → «Сертификаты» в интерфейсе 1С.

Шаг 3: Подготовка и подписание заявления на выпуск МЧД подписи руководителя

Это центральный этап. Глава фирмы, чей ЭДО ведется в 1С, должен создать доверенность для своего сотрудника.

Инструкция для руководителя

1. Войдите в личный кабинет юрлица на сайте Налоговой службы, используя свою квалифицированную электронную подпись
2. Найдите раздел «Машиночитаемые доверенности» и нажмите «Создать новую»
3. Заполните форму:
   • Укажите данные доверенного (ФИО, СНИЛС, ИНН)
   • Выберите полномочия, которые вы делегируете (подписание счетов-фактур, УПД, актов и т.д.)
   • Установите срок действия
4. Подпишите заявление своей КЭП и отправьте его в ФНС

После этого МЧД автоматически появится в реестре и будет иметь юридическую силу. Система присвоит ей уникальный регистрационный номер. После успешной регистрации вам выдастся файл с машиночитаемой доверенностью для загрузки или сохранения в вашу базу документов.

ВАЖНО
Перед отправкой в Налоговую следует внимательно проверить все реквизиты доверителя (вашей ООО) и представителя.

Шаг 4: Настройка сервиса 1С-ЭДО для работы с МЧД доверенного лица

Теперь нужно «познакомить» сервис 1С-ЭДО с новой доверенностью. Эту процедуру выполняет сам работник или администратор.

Как прикрепить МЧД в 1С для ЭДО (практическая инструкция за 1 минуту)

1. Откройте программу 1С и перейдите в раздел «Администрирование» → «Настройки ЭДО»
2. Найдите карточку «Мои доверенности» или аналогичный раздел
3. Нажмите кнопку «Добавить» или «Загрузить из ФНС»
4. Автоматически выполнится поиск в реестре Налоговой по данным вашего сертификата КЭП и найдет все действующие на вас доверенности
5. Выберите нужную из списка и сохраните

И ЭТО ВСЁ!
Процесс занимает буквально минуту. Теперь при подписании документа в 1С система будет автоматически проверять ваши полномочия и использовать машиночитаемую доверенность. Для этого в окне настройки учета ЭДО необходимо найти ссылку «Мои доверенности» или аналогичную.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
В зависимости от версии 1С и учетной системы, интерфейс может незначительно отличаться, но общий способ создания связи остается единым.

Преимущества использования МЧД в 1С для бизнеса

Переход на новый формат — это не только соблюдение закона, но и новые возможности для бизнеса.

• Повышение безопасности
  Цифровой реестр ФНС исключает использование поддельных доверенностей.
• Автоматизация рутины
  Отпадает необходимость в бумажной работе, печати и передаче физических документов. Вы работаете только в рамках 1С-ЭДО.
• Прозрачность процессов
  В любой момент можно проверить статус и полномочия любого представителя компании.
• Ускорение документооборота
  Делегирование права заверять документы ускоряет их согласование и отправку контрагентам через 1С.

Вы получаете автоматической контроль и регулярные проверки полномочий, что критически важно для крупных структур с распределенным доступом к 1С-отчетности. Это современный и безопасный способ вести учет и обмен юридически значимыми документами.

Автоматизируйте настройку МЧД для вашей команды

Puzzle RPA помогает быстро подключить машиночитаемые доверенности для всех сотрудников. Наши роботы работают с порталом ФНС и интегрируются с 1С, экономя время на массовой настройке ЭДО.

Оставьте заявку, и мы подготовим решение для автоматизации вашего документооборота.

Использование МЧД в 1С: практические сценарии

Рассмотрим, как будет работать схема на примерах.

• Главный бухгалтер подписывает и отправляет счета-фактуры через 1С-ЭДО, не дожидаясь отметки от директора.
• Менеджер по продажам самостоятельно выставляет и подписывает акты выполненных работ в момент их подписания со стороны клиента.
• Начальник отдела визирует внутренние отчеты и путевые листы.

В разных случаях 1С автоматически подтягивает нужную машиночитаемую доверенность, проверяет ее валидность и обеспечивает надежный обмен данными с контрагентами и налоговыми органами.

Открывайте новые возможности для команды и упрощайте ведение дел.

Что делать, если возникли ошибки?

Иногда при добавлении доверенности в 1С могут возникнуть проблемы. Вот частые причины и их решение.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Специалисты службы поддержки помогут определить причину сбоя, которая может быть связана с обновлением формата или условиями, а также с политикой безопасности.

Как отозвать машиночитаемую доверенность?

Отзыв происходит так же просто, как и выдача. Глава компании заходит в личный кабинет на сайте ФНС, находит нужную действующую доверенность и нажимает кнопку «Отозвать».

После подписания заявления отзыв КЭП руководителя МЧД аннулируется, и бывший доверенный теряет право подписи. Эта информация мгновенно обновляется в реестре: после сообщения об отзыве отметка появится в реестре, а запись будет закрыта для использования. 

Заключение

Несмотря на новые требования законодательства, добавление МЧД в 1С для ЭДО — технически быстрая и простая задача. Ключевое — заранее подготовить КЭП для коллеги и оформить машиночитаемые доверенности через личный кабинет ФНС.

Сам процесс интеграции в программу 1С занимает не более минуты и практически полностью автоматизирован. Это изменение — шаг вперед к полной цифровизации бизнес-процессов, который в долгосрочной перспективе сэкономит время и избавит компании от бумажной волокиты.

Специалисты Puzzle RPA готовы проконсультировать вас бесплатно и помочь с настройкой 1С. Чтобы получить консультацию, просто оставьте заявку на сайте или позвоните по телефону, указанному в контактах. Следите за нашими новостями и акциями. Мы предлагаем много бизнес-решений для автоматизации, в т. ч. для интеграции с продуктами 1С.