Чат GPT для бухгалтера: максимальное использование в бухгалтерском учете

Современная бухгалтерия уже давно не ассоциируется с калькулятором и кипой бумаг. Это — динамичная совокупность данных для бизнеса, где на первый план выходят умение быстро анализировать информацию, решать различные проблемы и оптимизировать работу. Поиск и внедрение лучших способов оптимизации рутинных видов деятельности может отлично повлиять на результативность и эффективность бухгалтерии.

Почему бухгалтеру нельзя отставать от технического прогресса? В эпоху цифровизации отставание от технологических трендов грозит потерей эффективности, увеличением ошибок и ростом операционных затрат. Поэтому использовать актуальные инструменты (особенно нейросети) и прийти к ускорению рутинных операций стратегически важно. Но с чего же нужно и лучше начать задачу модернизации?

Чат GPT для бухгалтера является мощной технологией, если вы хотите классифицировать проводки. Это очень полезно для организаций, которые имеют большой объем документации и необходимость быстрого и точного анализа текущих денежных показателей.

Мы предлагаем комплексные услуги по автоматизации бухгалтерии без привлечения программиста. Осуществляем внедрение от 2 недель. Сократим ваши расходы и значительно снизим нагрузку на персонал, а значит - поможем сэкономить.

Разбираем в статье список вопросов:

• какие задачи бухгалтерии в целом решаются с помощью автоматизации,
• как синтез PRA и ChatGPT помогает бухгалтеру с решением задач в реальном времени,
• почему стоит внедрить нейросети и стоит ли следить за IT-развитием в целом.

Какие задачи бухгалтерии можно решать с помощью GPT: основные направления

AI и RPA (искусственный интеллект, т.е. нейросети; Robotic Process Automation) перестали быть футуристичными концепциями. Этот инструментарий прямо сейчас меняет ландшафт профессии бухгалтера и подходит для широкого спектра задач.

В 2015 передовая разработка OpenAI — ChatGPT, дала старт развитию интеллектуальной структуры, которая помогает миллионам специалистов по всему миру, а также стала нарицательной.

Аббревиатура расшифровывается как «генеративный предобученный трансформер» (англ. Generative Pre-trained Transformer). Это — тип большой языковой модели, которая обучается на огромных объемах текстовой информации для генерации человекоподобного текста и другого контента, и выполнения других операций, связанных с обработкой естественного языка (персональные советы и т.д.)

Чат станет мощным ассистентом, способным мгновенно, удобно и легко понять и обрабатывать текстовую информацию, ссылки на сторонние ресурсы и всё, что связано со словами. Он доступен пользователям в разных версиях:

• интернет предлагает бесплатно и вариативно,
• более совершенные модификации есть в составе различных платформ.

Каждая новая версия становится всё более умной, прокаченной и понятливой. В их числе — PuzzleGPT на нашей платформе, который продолжает свое развитие. Права пользования сервисом доступны после внедрения платформы.

Для обучения пользователей, как работать с нейросетями и отправлять грамотные промпты, существует множество платных и бесплатных курсов, полезных блогов. Разработчики встроенного механизма искусственного интеллекта, в свою очередь, также создают базы знаний, в которых можно найти решение, как правильно и эффективно взаимодействовать с системой.

Рассмотрим ключевые области применения модулей на базе искусственного интеллекта.

Работа с документами и коммуникация

• Составление писем

ИИ экономит время и помогает быстро составить и формировать профессиональные запросы в банки, ФНС или контрагентам.

• Написание служебных записок

Возьмет на себя подготовку внутренней документации и пояснительных записок по требованию руководства.

• Ответы на типовые вопросы

Вы можете доверить модулю генерацию ответов клиентам на часто задаваемые вопросы: юридические, финансовые, общие и пр. Выплаты, даты, выписки и прочего — всего, чего требует ваша работа для оптимизации.

Анализ нормативной базы и консультации

• Объяснение законодательства

ИИ даст краткие и понятные разъяснения для пользователей по сложным нормам. К примеру, «как учесть расходы по договору лизинга?»

• Сравнение вариантов учета

Чат проанализирует различные способы учета операции и их последствий для налогообложения.

Подготовка и проверка отчетности

• Проверка текстовых пояснений

Вы сможете проанализировать пояснительные записки к балансу на предмет соответствия формальным требованиям и ясности изложения.

• Формулировка учетной политики

ИИ поможет в составлении и редактировании текстовых разделов учетной политики организации.

Обучение и профессиональное развитие

• Создание сценариев для тестирования

Специалист может генерировать практические кейсы и задания для обучения нового персонала.

• Объяснение сложных концепций

Модуль объяснит просто сложные темы: трансфертное ценообразование или международные стандарты фин. отчетности.

Главное!

ChatGPT и другие вариации работают с текстом и информацией, а не с операциями. Сам по себе модуль не имеет доступа к вашей 1С и не может сделать проводку. Его сила — в обработке текста и знаний.

От общего представления перейдем к практике. Наша цель — рассмотреть и показать, как усиливаются возможности генеративного предобученного трансформера с помощью роботизации и AI.

Место GPT и генеративного ИИ в создании сквозной автоматизации

Генеративный ИИ, в частности, популярный тип ChatGPT, занимает уникальное место, выступая не заменой, а мощным усилителем для роботизированной оптимизации и машинного обучения.

Боты идеально справляются с рутинными, структурированными бизнес-задачами разного стиля и формата по принципу «правило-если-то», имитируя действия человека в интерфейсах, и имеют возможность работать с неструктурированными данными или принимать решения в непредвиденных ситуациях.

LLM способен дополнить их функции: понимать и проверить контекст, интерпретировать смысл важных бумаг, писем, сообщений и даже генерировать человекообразные комментарии.

В совокупности набор технологий создает условия, где самый простой бот превращается в интеллектуального ассистента, который умеет:

• отлично обрабатывать исключения,
• умеет работать со сложными кейсами,
• может учитывать различные опции (права и возможности пользователей разного уровня, приоритет конфиденциальности и пр.

Конкретное место трансформера проявляется в создании гибридных, когнитивных оптимизаций, где программы работают синергично:

Они отвечают за точное выполнение действий в CRM, ERP или веб-интерфейсах — нажатие кнопок, перенос показателей из поля в поле;

В этой связке трансформер выполняет роль предобработчика и аналитика: он «читает» входящий e-mail клиента, извлекает суть, классифицирует его, определяет эмоциональный окрас и извлекает ключевые сущности (в т.ч. номер заказа, имя клиента). Далее он передает структурированную информацию боту для дальнейших действий, либо сразу генерирует проект персонализированного ответа.

Автоматическое обучение в этой цепочке может выполнять более специализированные поручения. Как вариант — прогнозировать отток клиентов на основе сведений, которые получены через роботизацию, и которые проанализировал чат.

Подробные примеры автоматизации бухгалтерии с помощью роботизации и AI

Обработка «нечитаемых» счетов-фактур

Контрагент присылает счет-фактуру в виде скана плохого качества или фотографии, которую нельзя обработать стандартными средствами.

Робот забирает файл из почты или мессенджера. Специализированная модель «читает» картинку, распознает все реквизиты (ИНН, номера, суммы, НДС), структурирует их. Далее он получает готовые структурированные данные и заносит их в 1С или ERP.

Итог: полная автоматизация без участия человека.

Выставление счетов-фактур и распределение расходов по категориям

Необходимо обработать и запустить оплату работы сразу нескольких подрядчиков.

Программа автоматически загружает статистику о продажах из CRM или 1С, заходит в бухсистему, заполняет шаблон счёта-фактуры готовыми записями (номер, сумма, реквизиты) и отправляет его клиенту по email. Трансформер анализирует текстовое описание расходов в первичной документации (например, в чеках или актах). Понимая смысл написанного (аренда офиса, закупка канцелярии, реклама в Google), он точно определяет и предлагает статью затрат для распределения.

Машинное обучение на основе исторических данных предсказывает наиболее вероятную категорию для сложных или спорных расходов, постоянно повышая точность классификации.

Результат: бухучет максимально структурирован и прозрачен.

Интеллектуальный первичный документооборот

Необходимо разобрать стопку входящих бумажных актов, накладных и счетов-фактур.

Сканер оцифровывает поступающую документацию. ИИ определяет тип каждого поступления (что это: акт или счет-фактура), извлекает информацию даже с рукописными пометками. Модуль помогает алгоритму правильно интерпретировать сложные наименования товаров или услуг.

Роботизированный ассистент сопоставляет полученные показатели с базой контрагентов и заказами, заносит их и направляет на электронное согласование.

Итог: скорость обработки «первички» увеличивается в десятки раз.

Автоматизирование анализа данных

Вам важно всегда иметь на руках актуальную аналитику.

Ассистент собирает сырые характеристики из разных источников: выгружает отчеты из банк-клиентов, ERP и БД, сводя их в единую таблицу. ЧатGPT анализирует неструктурированные материалы — в т.ч. читает поля назначение платежа, чтобы стандартизировать и пояснить причины операций. Формулирует текстовые выводы («Основные расходы в марте пришлись на логистику»).

В это время обучение проводит углубленный анализ, выявляя скрытые аномалии, паттерны и корреляции между различными показателями.

Эффект: аналитика отражает взаимосвязи, которые не очевидны и не всегда заметны для человека.

Ежемесячная регламентная отчетность

Требуется подготовка и проверка пакета внутренних отчетов для руководства.

Роботизированный агент в заданное время выгружает нужные сведения из 1С и прочих систем в Excel. Интегрированный в Excel через API модуль ИИ анализирует полученные таблицы, ищет аномалии (среди них резкий рост расходов) и готовит краткий текстовый комментарий для каждого раздела: «Заметен рост затрат на логистику на 15% в связи с сезонностью».

Далее отправляется готовый доклад с комментариями по электронной почте руководству.

Выгода: руководитель получает не просто цифры, а готовый анализ с выводами.

Черновики писем контрагентам

Необходимо отладить общение с контрагентами.

Программный агент интегрируется с почтовым клиентом (Outlook, Gmail), извлекает из базы данных контакты получателей, тему и необходимые цифры (к примеру, сумму задолженности).

Генеративный предобученный трансформер выступает основным инструментом: генерирует персонализированный и грамотный текст письма на основе полученных сведений. Например, делает напоминание о дедлайне, запросы по бумагам или ответ на частый вопрос. Может адаптировать тон коммуникации (формальный, мягкий, строгий).

ИИ дополнительно анализирует, на какие письма и в каком тоне контрагенты отвечают чаще и успешнее, и дает рекомендации по улучшению эффективности коммуникации.

Итог: здоровая, прозрачная и быстрая коммуникация.

Проверка контрагентов на благонадежность

Перед заключением договора необходимо провести быструю проверку нового контрагента.

Происходит ввод в корпоративный чатбот ИНН контрагента. Его роботизированный помощник собирает открытую информацию с сайтов ФНС (проверка регистрации), Арбитражного суда (наличие дел), Федресурса (дисквалифицированные лица).

Далее анализируются собранные данные, происходит их структуризация  и формирование краткой сводки на естественном языке: «Компания зарегистрирована, претензий по налогам нет, в арбитражных процессах не участвует. Риски низкие».

Эффект: принятие решения ускоряется, риски сводятся к минимуму.

Выполнение повторяющихся рутинных действий

Сократить количество рутинных задач и перенаправить силы.

Роботизированный помощник выступает как ключевой механизм для этой цели. Автоматически запускает регламентные задачи: массовую рассылку, перенос сведений из одной формы в другую, проверку наличия подписей в сканах.

Модуль искусственного интеллекта почти не используется для чисто рутинных действий, но может обрабатывать исключения. Если бот не может распознать поле в документе, он отправляет скриншот искусственному интеллекту, который понимает, что это за поле, и возвращает ответ боту для продолжения работы.

В таком кейсе искусственный интеллект может оптимизировать расписание и приоритетность выполнения этих задач, прогнозируя нагрузку и предлагая наиболее эффективный порядок действий.

Результат: собранные, разгруженные и довольные коллеги могут делать больше, не теряя в качестве.

Работа с массивами данных в Excel

Хочется автоматизировать работу и выполнение задач с таблицами Excel.

Роботизированные боты выполняют механическую работу: объединяют листы из разных файлов, сортируют, заполняют шаблонные столбцы, применяют формулы к большим массивам ячеек.

На основе инструкции на естественном языке («Создай сводную таблицу по выручке по месяцам для каждого филиала») трансформер может написать нужный VBA-код или формулы. А также объясняет смысл показателей в таблице простым языком.

Обучение обнаруживает аномалии в Excel. Например, резкий скачок расходов в одном из месяцев. Он прогнозирует значения на следующий период на основе исторических тенденций прямо в таблице.

Выгода: работать в Excel становится проще.

Расчет налогов и заработной платы

Компании, в частности, бухгалтеру, важно вовремя считать данные по отчислениям в ФНС и начислять зарплату.

Бот точно переносит данные по отработанным часам, больничным, премиям из табелей и HR-структур в расчетные ведомости. Автоматически применяет актуальные ставки.

LLM отвечает про начисление зарплаты («Почему у меня удержана такая-то сумма?»), объясняя сложные расчеты простым языком. Анализирует изменения в законодательстве на естественном языке.

ИИ прогнозирует риски налоговых доначислений при проверке, анализируя историю платежей и выявляя аномалии. Может оптимизировать нагрузку в рамках закона.

Итог: сотрудники доверяют своей бухгалтерии и знают, что могут получить ответ на все.

Подготовка ответов на запросы ФНС

Требование: предоставить пояснения по сделке или расхождениям.

Скрипт забирает запрос из электронного сервиса ФНС и собирает все связанные данные из 1С, Excel и других программ. Чат анализирует собранные сведения и суть.

Формулирует проект грамотного, официального текста для сообщения, используя нужные шаблоны и формулировки. Специалист проверяет, редактирует и отправляет ответ.

Эффект: сокращается время на подготовку с нескольких часов до минут, повышается качество текста.

Создание финансовых отчетов

Важно вовремя сдавать документы и быть готовым к проверкам.

Цифровой агент собирает цифры из всех учетных комплексов (баланс, прибыль и убытки, о движении денежных средств) и размещает их в стандартных шаблонах (Word, Excel, PowerPoint).

Нейронная сеть пишет аналитическую записку — интерпретирует цифры, объясняет причины изменений («Прибыль снизилась на 5% из-за роста затрат на сырье»), описывает ключевые тенденции и риски.

ИИ проводит углубленный анализ отчетности, выявляя скрытые зависимости и предлагая рекомендации по улучшению финансовых показателей.

Результат: отдел всегда готов к неожиданным проверкам.

Консультирование в сфере налогообложения

Хотелось бы сэкономить время управленцев на мониторинг изменений в законодательстве.

В таком кейсе роботизированная составляющая не будет основным элементом для консультаций. Однако с помощью бота специалист получает доступ к актуальным нормативным базам.

GPT для бухгалтера станет идеальным решением, т.к. выступит в роли интеллектуального помощника, который отвечает на сложные вопросы. Например, какой код КБК применять для уплаты налога на прибыль при УСН “доходы минус расходы” в 2025 году? ИИ-помощник проанализирует запрос и найдет ответ в огромном массиве законодательных актов.

Периодически финотдел может использовать ИИ. Он предскажет вероятные изменения в законодательстве на основе анализа больших массивов информации и предшествующей истории правок, а также оценит риски принятия тех или иных учетных решений.

Выгода: финотдел остается на волне и не пропускает даже небольшие обновления от ФНС.

Анализ тенденций рынка

Оставаться на высоком уровне конкурентоспособности крайне важно.

Робот собирает рыночные сведения из открытых источников, новостных лент и финансовых порталов. Нейросеть анализирует собранные новости и материалы конкурентов, выделяет тренды. Определяет, какие события могут положительно или отрицательно повлиять на экономическое состояние фирмы.

Искусственный интеллект в этой ситуации строит сложные прогнозы на основе рынков, предсказывая изменения спроса, цен на сырье и поведения конкурентов.

Результат: организация может использовать материалы оперативно и прогнозировать свое будущее прицельно.

Разработка финансового прогноза

Подготовить прогноз для руководства еще одна стратегически важная процедура, которую можно модернизировать.

Роботизация обеспечивает сбор актуальных исторических показателей из всех внутренних систем для построения и получения точного результата. Чат становится помощником, который формулирует запрос на естественном языке («Спрогнозируй денежный поток на следующий квартал с учетом сезонности») и интерпретирует результаты прогноза в виде понятного отчета.

Ведущим выступит ИИ. С помощью алгоритмов прогнозной аналитики строит математические модели будущих доходов, расходов и денежных потоков с высокой степенью достоверности.

Выгода: финотдел — надежная опора для руководства и бизнеса.

Составление аудиторских отчетов

Провести аудит можно быстро и без больших трудозатрат.

Бот проверяет каждую проводку и операцию на соответствие заранее заданным правилам, отбирая аномалии для дальнейшего анализа. В это время нейросеть анализирует выборки из документации, пишет выводы по результатам проверки, формулирует аудиторское заключение и пояснительные записки, соответствующие стандартам.

Искусственный интеллект использует методы выборочного аудита на основе анализа рисков, помогая аудитору сфокусироваться на самых рискованных операциях и участках учета.

Эффект: своевременное выявление рисков помогает бухгалтерам и руководству грамотно распределить бюджеты.

Обучение и поддержка

Важно включить нового специалиста в работу коллектива быстро и без потери ресурса.

Вы можете улучшить онбординг / адаптацию новых сотрудников, предоставляя им доступ к необходимым материалам и шаблонам. Всё общение происходит через роботизированного помощника.

Нейросеть выступит основным элементом и создаст интеллектуальную систему поддержки: ответит на вопросы по работе с ПО, методологии учета, разъяснит нормативные акты. Создаст интерактивные обучающие симуляторы при необходимости.

Дополнительно ИИ проанализирует ошибки, которые чаще всего совершает персонал, и предложит программу целевого обучения для ликвидации пробелов в знаниях.

Итог: новый человек войдет в рабочий ритм и задачи, не беспокоя коллег организационными задачами. Весь коллектив получит возможность выкроить время на знакомство и общение.

Хотите так же автоматизировать процессы для вашей бухгалтерии?

Puzzle RPA с интегрированным Puzzle GPT уже выполняет описанные задачи, от обработки первичных документов до формирования отчетности и анализа контрагентов.

Оставьте заявку, и мы с вами свяжемся, чтобы создать работающее решение уже через 14 дней.

Заключение

Сегодня нейросети становятся ключевым элементом, переводящим трансформацию бизнеса с транзакционного на когнитивный уровень. Они позволяют создавать сквозные процессы, которые начинаются с неструктурированного запроса от человека и заканчиваются полноценным выполнением задачи с коммуникацией, которая неотличима от человеческой.

Это не просто оптимизация рутинных действий, а создание цифровых штатных единиц, обладающих навыками понимания, анализа и генерации естественного языка. В итоге, будущее сквозной оптимизации лежит не в выборе между роботизацией, ИИ или GPT, а в их глубокой интеграции, где каждый инструмент выполняет свою сильную роль:

• ChatGPT — интеллект и понимание,
• Robotic Process Automation — действия и исполнение,
• AI — прогнозирование и оптимизация.

Внедрение такой связки — это не просто оптимизация, а стратегическая трансформация роли бухгалтерии на предприятии. Благодаря комплексному подходу, открывается ряд возможностей, представленных ниже.

Реализация перехода от тактики к стратегии

Специалист наконец может использовать рабочее время для стратегически важных дел. Он высвобождается из-под завалов рутинной работы и может сосредоточиться на аналитике, планировании и консультировании руководства, то есть на тех задачах бухгалтера, что действительно создает добавленную стоимость для бизнеса.

Максимальная точность и нулевой «человеческий фактор»

Роботы не устают и не ошибаются в монотонных операциях. Это сводит к минимуму риски технических ошибок и штрафов, что экономически выгодно для бизнеса.

Нескончаемая производительность

Программы могут работать 24/7, обрабатывая информацию ночью или в выходные, что критически важно в периоды «закрытия периода» и сдачи отчетности. Поэтому использовать их вместе с живыми сотрудниками или вместо их — оптимальное решение. Технически фин. отдел становится более эффективным, продвинутым и современным.

Интеллектуальная обработка любых данных

Набор программ позволяет работать с чем угодно: с текстом на бумаге, PDF, сканами, email, статистикой и показатели из любых, даже самых старых программ.

Бухгалтерия, усиленная искусственным интеллектом, перестает быть затратным центром и становится центром управления и аналитики, что неизмеримо повышает ее ценность для бизнеса.

Задача уже не в том, применять или внедрять эти технологии, а в том, как быстро это сделать, чтобы не оказаться в аутсайдерах.

P.S. Добавили в платформу

По горячим следам мы решили добавить функционал ChatGPT в нашу платформу, ниже в видео видно, как идет работа. Забегая вперед, скажу, что уже с использованием API и уточнением мы получили результат: 18 из 18 проводок были разнесены верно.

После завершения бухгалтеру остается только зайти и проверить корректность проставленных статей и видов операций. Наш отчет выглядит так:

Наша платформа Puzzle позволяет создавать программных агентов, которые могут автоматически обрабатывать бухгалтерские проводки. Боты могут считывать сведения из различных источников, например, из электронных таблиц, БД или сканов бумажных документов. Далее, с помощью ChatGPT, боты могут классифицировать проводки по соответствующим категориям.

При этом мы уделяем большое внимание точности классификации, чтобы убедиться, что все проводки правильно отнесены к соответствующим категориям.

Также мы используем технику Fine-tuning, которая позволяет точнее настроить модель, используя предварительно обученные прототипы на больших наборах. Это позволяет получить более точные результаты в классификации.

По итогам теста мы запустили модуль классификации как базовый функционал платформы.

Хотите попробовать возможности платформы Puzzle? Оставьте заявку прямо сейчас!