Автоматизация бизнеса и бизнес-процессов в компании

Подробный разбор, как вывести компанию на новый уровень эффективности и что такое автоматизация бизнеса

Вступление

Скорость и точность решают всё в современном динамичном мире. Бизнес, который продолжает полагаться исключительно на ручной труд и бумажные носители, неизбежно теряет конкурентоспособность. Единственный путь к устойчивому росту и масштабированию собственной экосистемы — это грамотная автоматизация бизнеса.

Подобная трансформация давно перестала быть роскошью исключительно для крупных корпораций и стала необходимостью для компаний любого размера. В этой статье подробно разбираем,

• что такое автоматизация бизнес-процессов,
• какие задачи клиента она решает,
• как ее правильно внедрить,
• как наша платформа поможет вам в этом.

Что такое автоматизация бизнеса и зачем она нужна

Автоматизация бизнеса — это внедрение программных решений и технологий для выполнения рутинных, повторяющихся задач и бизнес-процессов без прямого участия человека. Речь идет не о замене людей, а о их освобождении от монотонной работы для выполнения более стратегических и творческих задач.

Цели и задачи

Основные цели внедрения автоматизации в компании:

• Повышать производительность труда
  Роботы работают 24/7 без перерывов и ошибок.
• Сокращать операционные расходы
  Сокращение рутины и оптимизации штата помогает бизнесу экономить на фонде оплаты труда.
• Снижать количество ошибок
  Автоматизация дает исключение человеческого фактора при обработке данных, вводе информации и формировании отчетов, что особенно важно для взаимодействия с клиентами.
• Увеличивать скорость выполнения операций
  Процессы, которые раньше занимали от часа и до нескольких дней, теперь выполняются за минуты.
• Стандартизировать и контролировать качество
  Все операции выполняются по единому, заранее утвержденному сценарию.
• Масштабировать
  Бизнес-процессы легко тиражируются при росте компании без пропорционального увеличения количества сотрудников. Вы строите свою систему, получая возможность перераспределить ресурсы.

Преимущества и эффекты для бизнеса, которых можно достичь

Результатом грамотной модернизации становится комплекс положительных изменений для бизнеса. Перечислим самые приоритетные.

• Экономия времени и денег
  Сокращение расходов на рутинные операции и высвобождение времени сотрудников для важных задач:
  • стратегических,
  • аналитических,
  • требующих креативного и творческого подхода.
• Улучшение клиентского опыта и повышение лояльности к бренду
  Происходит за счет ускорения обработки заявок и заказов, персонального подхода и своевременных уведомлений клиентов.
• Ускорение сбора аналитики и принятия решений
  Автоматический сбор и анализ данных позволяет получить точную аналитику для стратегического планирования.
• Высокая точность финансового планирования
  Внедрение автоматизации позволяет перейти к более точному финансовому планированию и прогнозированию, что напрямую влияет на прибыль компании. Руководитель может оценивать рентабельность проектов в режиме реального времени.
• Повышение прозрачности бизнеса
  Пожалуй, одно из самых важных требований к бизнес-процессам сегодня. Руководитель и все заинтересованные лица в реальном времени видят ключевые показатели и могут контролировать выполнение рабочих задач.

Какой бизнес можно и нужно автоматизировать

Автоматизация предприятия — это универсальный инструмент. По сути, она нужна любой компании, где есть повторяющиеся операции, а в приоритете — базовые системы коммуникации, взаимодействие разных сторон и ведение клиентов.

Об особенности работы маркетплейсов и возможностях автоматизации читайте материал в нашем блоге

Если в вашей компании есть процессы, которые выполняются постоянно и по одному алгоритму, их можно и нужно автоматизировать.

Какие системы используют для автоматизации бизнес-процессов в компании

Для оптимизации управления бизнес-процессами существует целый арсенал инструментов. Использовать эти инструменты можно как по отдельности, так и в симбиозе — выстраивая мощную систему для работы команд.

RPA

Robotic Process Automation (роботизированная автоматизация процессов) — один из главных трендов в области автоматизации бизнеса организации. Это программы-боты, которые имитируют действия человека в интерфейсе компьютера.

Они могут работать с любыми приложениями: от 1С и Excel до почты и корпоративных порталов. Наша платформа как раз относится к этому классу разработок.

Главная особенность технологии роботизации — она позволяет автоматизировать как простые, так и сложные рутинные задачи без глубоких знаний программирования благодаря Low-code и No-code подходам. Вам лишь остается определиться с количеством: потребуется лишь один помощник или целая система.

Боты позволяют быстрее справляться с обращениями от клиентов и отлично справляются с обработкой большого потока входящих данных, обрабатывая их и передавая по заданным цепочки действий без задержек. После запуска они выполняют задачи круглосуточно, а вся информация по сделкам, а также контакты сохраняются в единой базе.

Нейросети и ИИ (AI)

Искусственный интеллект (англ. Artificial Intelligence, AI) используется для обработки неструктурированных данных:

• распознавание образов,
• анализ текстов (например, отзывов),
• чат-боты с продвинутой логикой,
• прогнозы на основе аналитики.

Модели ИИ отлично дополняют другие системы и уже стали полноценными бизнес-помощниками. К примеру, для повышения эффективности и скорости обработки информации мы предлагаем Puzzle GPT — полноценного цифрового помощника (помимо Витрины роботов и кастомных решений).

В симбиозе роботизированная автоматизация и ИИ помогают общаться с клиентами эффективнее. Программа выполнит рутинную простую задачу (допустим, обработать платеж). ИИ поможет с более сложным запросом (попробует решить проблему клиента согласно сценарию или перенаправит клиента к специалисту в нестандартном случае).

Облачные решения и системы

Облачные сервисы (SaaS) позволяют быстро начать работу без покупки дорогостоящего оборудования и с минимальными затратами на настройку. Весь массив информации хранится в защищенном облаке, а доступ к системе может быть неограниченным.

Прогнозирование на основе аналитики

Специальные алгоритмы анализируют большие массивы информации (Big Data) и помогают:

• предсказать спрос,
• выявить тенденции рынка,
• оптимизировать сложные этапные процессы и системы (как вариант, логистику).

BI-системы

BI-системы (англ. Business Intelligence) представляют собой совокупность методов и приложений, которые визуализируют информацию из разных источников (ERP, CRM, Excel) в удобные дашборды и отчеты.

Автоматизация системы отчетности позволяет отслеживать ключевые KPI по всем отделам, предоставляя актуальные данные для принятия управленческие решений. Помогают руководителю и другим топ-менеджерам понять состояние дел в компании и определить, в какую сторону вести бизнес.

Информационная безопасность (ИБ)

Модернизация здесь касается

• контроля доступа,
• мониторинга подозрительной активности,
• защиты конфиденциальности.

Для тех, кто работает с большими массивами персональных данных (ПДн), критически важно выбрать ПО, которое обеспечивает полное соблюдение политики безопасности и законодательства.

Как разработчик, наша команда уделяет особое внимание организации ИБ, делая собственные продукты максимально защищенными и регламентированными. Автоматизация систем контроля доступа минимизирует потери данных, разграничивает права сотрудников и обеспечивает безопасность работы, допустим, с финансами.

CRM

CRM-системы — распространенный фундамент для рабочих задач в отделе продаж. Они помогают:

• вести историю взаимодействия с клиентами,
• управлять воронками,
• автоматизировать рассылки и пр.

CRM-система, дополненная роботизацией, помогает анализировать потребности клиентов, автоматизировать процесс ведения сделки и делать общение более персонализированным.

Чат-боты

Используются для автоматизации коммуникации:

• на сайте,
• в мессенджерах,
• в соцсетях.

Они отвечают на часто задаваемые вопросы от клиентов, принимают заявки и экономят время специалистов поддержки, передавая им нестандартные вопросы и задачи со звездочкой.

Чат-боты в Telegram и на сайте оперативно обрабатывают типовые запросы пользователей, освобождая специалистов для решения сложных задач. Система равномерно распределяет входящие обращения (письма, звонки) между менеджерами, разгружая кол-центр.

Тем самым достигается повышение качества клиентского обслуживания — ключевого эффекта автоматизации.

Автоматизированные системы

Сюда входят готовые программы для конкретных задач — автоматические системы для

• обработки заявок от клиентов,
• отправки уведомлений,
• сбора обратной связи,
• управления рассылками.

Как вариант, для сбора обратной связи можно настроить электронную отправку анкеты по форме после выполнения заказа, что увеличивает отклик пользователей.

Ключевые этапы и подходы в автоматизации бизнеса

Чтобы внедрение было успешным, важно следовать четкому плану. Этапы могут идти друг за другом или параллельно, а также варьироваться в зависимости от целей компании.

Мы опишем основные этапы с точки зрения автоматизированной роботизации.

Шаг 1. Запустите аудит и анализ

Выявите процессы, которые наиболее затратны по времени и подвержены ошибкам.

Помимо базовой аналитики, результатом этого этапа становится создание карты (маршрута) процессов, а также базовых сценариев.

Шаг 2. Определите цели

Найдите ответ на вопрос, каких результатов мы хотим достичь. Хорошо, если цели и результаты будут оценены в численном эквиваленте. Преимущественно, внедрение автоматизации может дать сокращение затрат на 20% или ускорение обработки документов в 3 раза.

Шаг 3. Сделайте выбор

Анализ рынка и подбор оптимального программного обеспечения не стоит проводить в спешке:

• определитесь с критериями выбора,
• сформируйте список претендентов,
• узнайте, предлагает ли разработчик или вендор тестовое внедрение,
• соберите отзывы из разных источников, в т.ч. среди коллег по отрасли.

Мы предлагаем бесплатно провести аудит и продемонстрировать, как наши инструменты подходят под ваши задачи.

Шаг 4. Инициируйте разработку и запустите пилот

Мы рекомендуем проводить пилотный запуск на самом простом и отлаженном рутинном процессе.

Создание и тестирование робота в ограниченном формате поможет выстроить правильный алгоритм для дальнейшего масштабирования.

Шаг 5. Организуйте обучение и поработайте с адаптацией персонала

Важный этап, от которого зависит понимание новых технологий командой. Помимо освоения новых рабочих навыков, сотрудникам важно понимать, зачем необходимы нововведения.

Если вы выберете RPA, обучение сотрудника(-ов) займет 2 недели. В коммуникации с персоналом обязательно стоит учесть тезисы, что новое ПО призвано стать помощником и никак не повлияет на рабочие места.

Шаг 6. Запустите полномасштабное внедрение и обеспечьте поддержку

Интеграция выбранного ПО во все бизнес-процессы и его дальнейшая техническая поддержка организуется, когда вы утвердили все изменения пилотного запуска и проработали сопротивление со стороны сотрудников.

Наша платформа позволяет интегрировать отдельные программы в единую экосистему. На выходе вас ждет комплексная система управления.

Возможные риски и ошибки, которые надо учесть

Автоматизация помогает собрать данные со всех этапов работы, чтобы быстро выявлять проблемы в текущих процессах и устранять их. Тем не менее, есть некоторые важные организационные и смысловые факторы, которые нельзя упускать.

Примеры роботизации бизнес-процессов с помощью Puzzle RPA

Платформа отличается гибкостью и позволяет кодировать универсальные сценарии для любого направления деятельности, важного для бизнеса. Мы настраиваем программы под уникальные условия каждого заказчика, учитывая все нюансы и сложности.

Роботизированное управление

Автоматическое формирование сводных отчетов для руководителя и топ-менеджмента из разных систем (ERP, CRM, Excel) поможет достичь высокой прозрачности управления бизнес-процессами.

Если вы стартуете с простых действий (что правильно), то на базовом уровне цифровому помощнику можно доверить контроль выполнения задач и сроков в управлении проектами.

Автоматизированный маркетинг

Парсинг данных с сайтов конкурентов и агрегаторов для анализа ценовой политики с помощью программного бота поможет быстрее принимать решения и корректировать маркетинговую стратегию.

Автоматизация рекламной отчетности: сбор статистики из Google Ads, Яндекс.Директ и соцсетей в единые таблицы — облегчит работу с бюджетом. Реклама кампаний позволяет быстро тестировать новые предложения и таргетинги, а также собирать успешные кейсы для дальнейшего использования.

Роботизация в работе HR

Программа может проводить сбор резюме с сайтов по поиску работы и их первичный отбор по заданным критериям.

Среди базового минимума выделяется автоматизация учета рабочего времени и расчета отпусков. Функционально и организационно HR тратят на эти задачи много времени.

Производство и цифровые помощники

Учет остатков сырья на складе,
автоматическое формирование заявок на закупку,
контроль качества —
программа проверяет все данные с производственных линий, складов, заносит в таблицы и фиксирует отклонения.

Качество под контролем

Программа проводит автоматический сбор отзывов от клиентов о товарах и услугах. Их автоматическая сортировка для дальнейшего анализа помогает работать над качеством продукции или товаров, а также улучшать клиентский опыт.

Система может собрать отклики клиентов как на новые, так и на старые предложения. Так менеджеры получают уже структурированный отчет для анализа.

Роботизированная бухгалтерия

Выполнение рутинных операций: сверка счетов-фактур, перенос данных из первичных документов в бухгалтерский учет (например, в 1С) — ускоряют работу бухгалтера и позволяют больше времени уделить аналитике.

Подготовка регулярной отчетности для налоговой службы и других инстанций с помощью роботизации позволит избежать ошибок и передать информацию точно в срок.

Другие направления для внедрения RPA

Автоматизация как инвестиция: как измерить эффективность вложений

Компании, которые выбирают в свое время автоматизацию, отмечают, что спустя несколько лет автоматизированной работы действует простое правило: чем больше рутины делегировано, тем выше эффективность. Она помогает бизнесу расти, ускорить выполнение операций и улучшить качество продукции и сервиса.

Автоматизация бизнеса — это не расход, а инвестиция для стратегического развития компании, которая повышает общий уровень операционной эффективности. На наш взгляд, именно такой подход помогает пойти на изменения смелее и увереннее, когда вопрос касается IT-решений.

Окупаемость (ROI) можно рассчитать по формуле:

(Экономия от внедрения - Стоимость внедрения) / Стоимость внедрения * 100%

Что входит в экономию

• Сокращение фонда оплаты труда за счет высвобождения сотрудников
• Снижение операционных расходов (например, на исправление ошибок)
• Увеличение доходов за счет роста производительности и скорости обработки заказов, документации от клиентов и пр.

Срок окупаемости проекта автоматизации на базе нашей системы составляет несколько месяцев. Согласно отзывам наших клиентов, им удается окупить внедрение уже через 2-3 месяца.

Ответы экспертов на часто задаваемые вопросы

Сложно ли начать пользоваться вашей платформой без технических специалистов?

Наша платформа разработана с учетом низкого порога входа: устроена интуитивно понятно, чтобы ваши сотрудники могли легко освоить новые инструменты. Робот берет на себя самую монотонную часть работы, которая раньше выполнялась вручную.
Для создания простых функционалов не требуется глубоких знаний программирования. Вы можете освоить их в течение 2-х недель. Мы также предоставляем учебный курс, Базу знаний и подробные статьи, проводим обучение и сопровождаем студента во время пилотного запуска.

Как обеспечить информационную безопасность?

Наше программное обеспечение обеспечивает полное соблюдение политики конфиденциальности и считаем информационную безопасность приоритетом. Используем ролевую модель доступа, шифрование данных и ведение детального лога всех действий роботов.

Можно ли автоматизировать процесс, который предполагает симбиоз нескольких ПО?

Да, в этом и есть основная сила роботизированной автоматизации. Программа может последовательно работать с почтой, 1С, веб-браузером и офисными приложениями, как это делал бы человек.

Что делать, если бизнес-процесс часто меняется?

С одной стороны, гибкость нашей технологии позволяет быстро вносить изменения в логику работы программы без потери скорости выполнения задач. С другой, еще на старте стоит задуматься о правильном выборе рутинного процесса для роботизации. Возможно, стоит выбрать другое действие, а бизнес-процесс, требующих частых изменений, оставить для ваших сотрудников.

С чего начать знакомство с Robotic Process Automation?

Просто оставьте заявку на нашем сайте. Наш менеджер свяжется с вами, чтобы обсудить ваши задачи, бесплатно провести аудит ваших процессов и предложить варианты решений. Становясь нашим партнером, вы можете рассчитывать на полезное общение с глубоким погружением.
Читайте новости отрасли, а также кейсы от нашей компании в нашем Telegram-канале

Заключение

Автоматизация бизнеса — это стратегический шаг на пути успешного и эффективного предприятия. Это не просто модный тренд, а реальный инструмент для сокращения затрат, повышения качества услуг и ускорения принятия решений.

Наша платформа предлагает простой в понимании и при этом удобный инструмент для автоматизации бизнеса любого масштаба. Мы помогаем нашим клиентам не просто внедрить технологии, а создать автоматизированный бизнес, который работает как часы. Отметим, что наши решения адаптируются под каждого клиента, будь то представители малого бизнеса или крупная корпорация.

Готовы сделать первый шаг к цифровой трансформации? Свяжитесь с нами, и мы поможем вам начать! Не стоит бояться изменений. Начните с аудита одного-двух выверенных процессов и оцените результаты.