Автоматизация бизнеса и бизнес-процессов в компании

Вступление

Скорость и точность решают всё в современном динамичном мире. Бизнес, который продолжает полагаться исключительно на ручной труд и бумажные носители, неизбежно теряет конкурентоспособность. Единственный путь к устойчивому росту и масштабированию собственной экосистемы — это грамотная автоматизация бизнеса.

Подобная трансформация давно перестала быть роскошью исключительно для крупных корпораций и стала необходимостью для компаний любого размера. В этой статье подробно разбираем,

• что такое автоматизация бизнес-процессов,
• какие задачи клиента она решает,
• как ее правильно внедрить,
• как наша платформа поможет вам в этом.

Что такое автоматизация бизнеса и зачем она нужна

Автоматизация бизнеса — это внедрение программных решений и технологий для выполнения рутинных, повторяющихся задач и бизнес-процессов без прямого участия человека. Речь идет не о замене людей, а о их освобождении от монотонной работы для выполнения более стратегических и творческих задач.

Цели и задачи

Основные цели внедрения автоматизации в компании:

• Повышать производительность труда
  Роботы работают 24/7 без перерывов и ошибок.
• Сокращать операционные расходы
  Сокращение рутины и оптимизации штата помогает бизнесу экономить на фонде оплаты труда.
• Снижать количество ошибок
  Автоматизация дает исключение человеческого фактора при обработке данных, вводе информации и формировании отчетов, что особенно важно для взаимодействия с клиентами.
• Увеличивать скорость выполнения операций
  Процессы, которые раньше занимали от часа и до нескольких дней, теперь выполняются за минуты.
• Стандартизировать и контролировать качество
  Все операции выполняются по единому, заранее утвержденному сценарию.
• Масштабировать
  Бизнес-процессы легко тиражируются при росте компании без пропорционального увеличения количества сотрудников. Вы строите свою систему, получая возможность перераспределить ресурсы.

Преимущества и эффекты для бизнеса, которых можно достичь

Результатом грамотной модернизации становится комплекс положительных изменений для бизнеса. Перечислим самые приоритетные.

Экономия времени и денег
Сокращение расходов на рутинные операции и высвобождение времени сотрудников для важных задач:

• стратегических,
• аналитических,
• требующих креативного и творческого подхода.

Улучшение клиентского опыта и повышение лояльности к бренду
Происходит за счет ускорения обработки заявок и заказов, персонального подхода и своевременных уведомлений клиентов.

Ускорение сбора аналитики и принятия решений
Автоматический сбор и анализ данных позволяет получить точную аналитику для стратегического планирования.

Высокая точность финансового планирования
Внедрение автоматизации позволяет перейти к более точному финансовому планированию и прогнозированию, что напрямую влияет на прибыль компании. Руководитель может оценивать рентабельность проектов в режиме реального времени.

Повышение прозрачности бизнеса
Пожалуй, одно из самых важных требований к бизнес-процессам сегодня. Руководитель и все заинтересованные лица в реальном времени видят ключевые показатели и могут контролировать выполнение рабочих задач.

Какой бизнес можно и нужно автоматизировать

Автоматизация предприятия — это универсальный инструмент. По сути, она нужна любой компании, где есть повторяющиеся операции, а в приоритете — базовые системы коммуникации, взаимодействие разных сторон и ведение клиентов.

Об особенности работы маркетплейсов и возможностях автоматизации читайте материал в нашем блоге

Если в вашей компании есть процессы, которые выполняются постоянно и по одному алгоритму, их можно и нужно автоматизировать.

Какие системы используют для автоматизации бизнес-процессов в компании

Для оптимизации управления бизнес-процессами существует целый арсенал инструментов. Использовать эти инструменты можно как по отдельности, так и в симбиозе — выстраивая мощную систему для работы команд.

RPA

Robotic Process Automation (роботизированная автоматизация процессов) — один из главных трендов в области автоматизации бизнеса организации. Это программы-боты, которые имитируют действия человека в интерфейсе компьютера.

Они могут работать с любыми приложениями: от 1С и Excel до почты и корпоративных порталов. Наша платформа как раз относится к этому классу разработок.

Главная особенность технологии роботизации — она позволяет автоматизировать как простые, так и сложные рутинные задачи без глубоких знаний программирования благодаря Low-code и No-code подходам. Вам лишь остается определиться с количеством: потребуется лишь один помощник или целая система.

Боты позволяют быстрее справляться с обращениями от клиентов и отлично справляются с обработкой большого потока входящих данных, обрабатывая их и передавая по заданным цепочки действий без задержек. После запуска они выполняют задачи круглосуточно, а вся информация по сделкам, а также контакты сохраняются в единой базе.

Нейросети и ИИ (AI)

Искусственный интеллект (англ. Artificial Intelligence, AI) используется для обработки неструктурированных данных:

• распознавание образов,
• анализ текстов (например, отзывов),
• чат-боты с продвинутой логикой,
• прогнозы на основе аналитики.

Модели ИИ отлично дополняют другие системы и уже стали полноценными бизнес-помощниками. К примеру, для повышения эффективности и скорости обработки информации мы предлагаем Puzzle GPT — полноценного цифрового помощника (помимо Витрины роботов и кастомных решений).

В симбиозе роботизированная автоматизация и ИИ помогают общаться с клиентами эффективнее. Программа выполнит рутинную простую задачу (допустим, обработать платеж). ИИ поможет с более сложным запросом (попробует решить проблему клиента согласно сценарию или перенаправит клиента к специалисту в нестандартном случае).

Облачные решения и системы

Облачные сервисы (SaaS) позволяют быстро начать работу без покупки дорогостоящего оборудования и с минимальными затратами на настройку. Весь массив информации хранится в защищенном облаке, а доступ к системе может быть неограниченным.

Прогнозирование на основе аналитики

Специальные алгоритмы анализируют большие массивы информации (Big Data) и помогают:

• предсказать спрос,
• выявить тенденции рынка,
• оптимизировать сложные этапные процессы и системы (как вариант, логистику).

BI-системы

BI-системы (англ. Business Intelligence) представляют собой совокупность методов и приложений, которые визуализируют информацию из разных источников (ERP, CRM, Excel) в удобные дашборды и отчеты.

Автоматизация системы отчетности позволяет отслеживать ключевые KPI по всем отделам, предоставляя актуальные данные для принятия управленческие решений. Помогают руководителю и другим топ-менеджерам понять состояние дел в компании и определить, в какую сторону вести бизнес.

Информационная безопасность (ИБ)

Модернизация здесь касается

• контроля доступа,
• мониторинга подозрительной активности,
• защиты конфиденциальности.

Для тех, кто работает с большими массивами персональных данных (ПДн), критически важно выбрать ПО, которое обеспечивает полное соблюдение политики безопасности и законодательства.

Как разработчик, наша команда уделяет особое внимание организации ИБ, делая собственные продукты максимально защищенными и регламентированными. Автоматизация систем контроля доступа минимизирует потери данных, разграничивает права сотрудников и обеспечивает безопасность работы, допустим, с финансами.

CRM

CRM-системы — распространенный фундамент для рабочих задач в отделе продаж. Они помогают:

• вести историю взаимодействия с клиентами,
• управлять воронками,
• автоматизировать рассылки и пр.

CRM-система, дополненная роботизацией, помогает анализировать потребности клиентов, автоматизировать процесс ведения сделки и делать общение более персонализированным.

Чат-боты

Используются для автоматизации коммуникации:

• на сайте,
• в мессенджерах,
• в соцсетях.

Они отвечают на часто задаваемые вопросы от клиентов, принимают заявки и экономят время специалистов поддержки, передавая им нестандартные вопросы и задачи со звездочкой.

Чат-боты в Telegram и на сайте оперативно обрабатывают типовые запросы пользователей, освобождая специалистов для решения сложных задач. Система равномерно распределяет входящие обращения (письма, звонки) между менеджерами, разгружая кол-центр.

Тем самым достигается повышение качества клиентского обслуживания — ключевого эффекта автоматизации.

Автоматизированные системы

Сюда входят готовые программы для конкретных задач — автоматические системы для

• обработки заявок от клиентов,
• отправки уведомлений,
• сбора обратной связи,
• управления рассылками.

Как вариант, для сбора обратной связи можно настроить электронную отправку анкеты по форме после выполнения заказа, что увеличивает отклик пользователей.

Ключевые этапы и подходы в автоматизации бизнеса

Чтобы внедрение было успешным, важно следовать четкому плану. Этапы могут идти друг за другом или параллельно, а также варьироваться в зависимости от целей компании.

Мы опишем основные этапы с точки зрения автоматизированной роботизации.

Шаг 1. Запустите аудит и анализ

Выявите процессы, которые наиболее затратны по времени и подвержены ошибкам.

Помимо базовой аналитики, результатом этого этапа становится создание карты (маршрута) процессов, а также базовых сценариев.

Шаг 2. Определите цели

Найдите ответ на вопрос, каких результатов мы хотим достичь. Хорошо, если цели и результаты будут оценены в численном эквиваленте. Преимущественно, внедрение автоматизации может дать сокращение затрат на 20% или ускорение обработки документов в 3 раза.

Шаг 3. Сделайте выбор

Анализ рынка и подбор оптимального программного обеспечения не стоит проводить в спешке:

• определитесь с критериями выбора,
• сформируйте список претендентов,
• узнайте, предлагает ли разработчик или вендор тестовое внедрение,
• соберите отзывы из разных источников, в т.ч. среди коллег по отрасли.

Мы предлагаем бесплатно провести аудит и продемонстрировать, как наши инструменты подходят под ваши задачи.

Шаг 4. Инициируйте разработку и запустите пилот

Мы рекомендуем проводить пилотный запуск на самом простом и отлаженном рутинном процессе.

Создание и тестирование робота в ограниченном формате поможет выстроить правильный алгоритм для дальнейшего масштабирования.

Шаг 5. Организуйте обучение и поработайте с адаптацией персонала

Важный этап, от которого зависит понимание новых технологий командой. Помимо освоения новых рабочих навыков, сотрудникам важно понимать, зачем необходимы нововведения.

Если вы выберете RPA, обучение сотрудника(-ов) займет 2 недели. В коммуникации с персоналом обязательно стоит учесть тезисы, что новое ПО призвано стать помощником и никак не повлияет на рабочие места.

Шаг 6. Запустите полномасштабное внедрение и обеспечьте поддержку

Интеграция выбранного ПО во все бизнес-процессы и его дальнейшая техническая поддержка организуется, когда вы утвердили все изменения пилотного запуска и проработали сопротивление со стороны сотрудников.

Наша платформа позволяет интегрировать отдельные программы в единую экосистему. На выходе вас ждет комплексная система управления.

Возможные риски и ошибки, которые надо учесть

Автоматизация помогает собрать данные со всех этапов работы, чтобы быстро выявлять проблемы в текущих процессах и устранять их. Тем не менее, есть некоторые важные организационные и смысловые факторы, которые нельзя упускать.

Примеры роботизации бизнес-процессов с помощью Puzzle RPA

Платформа отличается гибкостью и позволяет кодировать универсальные сценарии для любого направления деятельности, важного для бизнеса. Мы настраиваем программы под уникальные условия каждого заказчика, учитывая все нюансы и сложности.

Роботизированное управление

Автоматическое формирование сводных отчетов для руководителя и топ-менеджмента из разных систем (ERP, CRM, Excel) поможет достичь высокой прозрачности управления бизнес-процессами.

Если вы стартуете с простых действий (что правильно), то на базовом уровне цифровому помощнику можно доверить контроль выполнения задач и сроков в управлении проектами.

Автоматизированный маркетинг

Парсинг данных с сайтов конкурентов и агрегаторов для анализа ценовой политики с помощью программного бота поможет быстрее принимать решения и корректировать маркетинговую стратегию.

Автоматизация рекламной отчетности: сбор статистики из Google Ads, Яндекс.Директ и соцсетей в единые таблицы — облегчит работу с бюджетом. Реклама кампаний позволяет быстро тестировать новые предложения и таргетинги, а также собирать успешные кейсы для дальнейшего использования.

Роботизация в работе HR

Программа может проводить сбор резюме с сайтов по поиску работы и их первичный отбор по заданным критериям.

Среди базового минимума выделяется автоматизация учета рабочего времени и расчета отпусков. Функционально и организационно HR тратят на эти задачи много времени.

Производство и цифровые помощники

Учет остатков сырья на складе, автоматическое формирование заявок на закупку, контроль качества — программа проверяет все данные с производственных линий, складов, заносит в таблицы и фиксирует отклонения.

Качество под контролем

Программа проводит автоматический сбор отзывов от клиентов о товарах и услугах. Их автоматическая сортировка для дальнейшего анализа помогает работать над качеством продукции или товаров, а также улучшать клиентский опыт.

Система может собрать отклики клиентов как на новые, так и на старые предложения. Так менеджеры получают уже структурированный отчет для анализа.

Роботизированная бухгалтерия

Выполнение рутинных операций: сверка счетов-фактур, перенос данных из первичных документов в бухгалтерский учет (например, в 1С) — ускоряют работу бухгалтера и позволяют больше времени уделить аналитике.

Подготовка регулярной отчетности для налоговой службы и других инстанций с помощью роботизации позволит избежать ошибок и передать информацию точно в срок.

Другие направления для внедрения RPA

Хотите такие же результаты уже через две недели?

Puzzle RPA автоматизирует ваши бизнес-процессы под ключ. Первые работающие роботы уже через 14 дней.

Закажите разработку готовых роботов или создавайте своих в визуальном конструкторе без программирования. Оставить заявку. 

Автоматизация как инвестиция: как измерить эффективность вложений

Компании, которые выбирают в свое время автоматизацию, отмечают, что спустя несколько лет автоматизированной работы действует простое правило: чем больше рутины делегировано, тем выше эффективность. Она помогает бизнесу расти, ускорить выполнение операций и улучшить качество продукции и сервиса.

Автоматизация бизнеса — это не расход, а инвестиция для стратегического развития компании, которая повышает общий уровень операционной эффективности. На наш взгляд, именно такой подход помогает пойти на изменения смелее и увереннее, когда вопрос касается IT-решений.

Окупаемость (ROI) можно рассчитать по формуле:

(Экономия от внедрения - Стоимость внедрения) / Стоимость внедрения * 100%

Что входит в экономию

• Сокращение фонда оплаты труда за счет высвобождения сотрудников
• Снижение операционных расходов (например, на исправление ошибок)
• Увеличение доходов за счет роста производительности и скорости обработки заказов, документации от клиентов и пр.

Срок окупаемости проекта автоматизации на базе нашей системы составляет несколько месяцев. Согласно отзывам наших клиентов, им удается окупить внедрение уже через 2-3 месяца.

Заключение

Автоматизация бизнеса — это стратегический шаг на пути успешного и эффективного предприятия. Это не просто модный тренд, а реальный инструмент для сокращения затрат, повышения качества услуг и ускорения принятия решений.

Наша платформа предлагает простой в понимании и при этом удобный инструмент для автоматизации бизнеса любого масштаба. Мы помогаем нашим клиентам не просто внедрить технологии, а создать автоматизированный бизнес, который работает как часы. Отметим, что наши решения адаптируются под каждого клиента, будь то представители малого бизнеса или крупная корпорация.

Готовы сделать первый шаг к цифровой трансформации? Свяжитесь с нами, и мы поможем вам начать! Не стоит бояться изменений. Начните с аудита одного-двух выверенных процессов и оцените результаты.