Кейс: как автоматизация ускорила отчетность в госкомпании и сэкономила 107 чел.ч

О клиенте

ФАУ «Главгосэкспертиза России» — госучреждение, которое занимается проведением различных экспертиз, оказывает услуги для градостроительной деятельности и т.п. Сегодня в нем 29 самостоятельный структурных подразделения, 13 филиалов и 1 654 работника.

Проблема клиента и ее решение

Клиент обратился к нам со следующей задачей:

• Снизить трудозатраты по анализу отчета ПФА («План-факт анализ платежного календаря»),
• Свести к нулю ошибки в выявлении превышения значения показателя «Сумма факт» над значением показателя «Сумма план» или «Сумма резерв»,
• Обеспечить контроль задачи практически без участия сотрудника.

Процесс анализа отчета состоит из четких и повторяющихся действий и для него не нужен творческий подход. Это значит, что рутинную работу можно делегировать программному роботу. Мы разрабатываем таких виртуальных помощников на нашей платформе Puzzle RPA. Чтобы решить задачу клиента, мы собрали робота, который:

• Запускается в автоматическом режиме в определенную дату и время,
• Автоматически формирует отчет ПФА,
• Проводит сравнительный анализ числовых показателей: «Сумма план», «Сумма резерв», «Сумма факт».

Если значение «Сумма факт» превышает значение «Сумма план» или «Сумма резерв», робот формирует и направляет на электронную почту ответственному пользователю уведомление. Итоговые результаты по работе робота отражаются в аналитическом отчете. Этот документ формируется по запросу сотрудника.

Что было до автоматизации и как стало после

Раньше сотруднику необходимо было вручную проводить анализ ПФА. Выгружать таблицу «План-факт анализа» из системы 1С для каждого вида отчета и сравнивать данные. А потом направлять ответственным лицам информацию о расхождениях, если они были обнаружены. Это занимало много времени.

После разработки и внедрения робота Puzzle RPA весь процесс стал происходить автоматически. При необходимости от сотрудника требуется только сформировать отчет о превышении показателей.

До того, как работу стал делать робот, на процесс тратилось 107,25 человеко-часов в квартал.

Теперь сотрудники используют это время для решения более сложных задач. Раньше они могли случайно ошибиться или не передать данные вовремя. А с появлением виртуального помощника эта проблема исчезла. С роботом можно быть спокойным за качество отчетов. Человеческий фактор ему не знаком: он работает столько, сколько нужно, без ошибок и соблюдает сроки.

Если вы тоже хотите автоматизировать свои бизнес-процессы — пишите. Предложим решение, подходящее именно для вашей ситуации